BCom 1st Year Business Communication Request Letter Study Material Notes in Hindi

BCom 1st Year Business Communication Request Letter Study Material Notes in Hindi: Planning of Request Lester Types of Request Letters Inquiry Letters Quotations Letters Order Letters Remember able Points Regarding order Letter Specimen of Order Letters Regarding Confirmation and Execution Letters regarding refusal and cancellation of Order Letter Regarding Trade Reference and Status Equestriennes Dunning Letters Examinations Questions Long Answer Questions Short Answer Questions :

Bcom 2nd Year Entrepreneur Meaning Concept Forms Study Material Notes in Hindi

अनरोध (निवेदन) पत्र

(Request Letters)

ऐसे पत्र जिनमें दूसरे पक्षकार से किसी कार्य के सम्बन्ध में निवेदन किया जाता है, उन्हें अनुरोध पत्र कहते हैं। व्यवसाय के अन्तर्गत दिन प्रतिदिन की गतिविधियों में अनेक प्रकार के अनुरोध पत्र लिखने पड़त ह जैसे माल को पूछताछ या सूचना माँगने के लिए पत्र, माल का आदेश देना, आदेश में परिवर्तन करना, उधार प्राप्त करने के लिये निवेदन करना, देनदारों से बकाया वसूली के लिये प्रार्थना आदि।

एक अच्छा अनुरोध/निवेदन पत्र व्यापारी की आवश्यकताओं को पूरा करने में एक महत्त्वपूर्ण यन्त्र के रूप में कार्य करता है। निवेदन पत्र दो प्रकार के हो सकते हैं

1 प्रत्यक्ष अनुरोध पत्र (Direct Request Letter)

2. अप्रत्यक्ष अनुरोध पत्र (Indirect Request Letter)

1 प्रत्यक्ष अनुरोध पत्र (Direct Request Letter)-प्रत्यक्ष अनुरोध पत्र में सीधे तरीके से पाठक से अनुरोध किया जाता है। यह पत्र उन स्थितियों में लिखे जाते हैं जब निवेदन को मानने के अवसर अधिक होते हैं। इसमें पाठक को हालातों के बारे में प्रेरित और परिवर्तित करने में कम समय लगता है। प्रत्यक्ष निवेदन पत्र कई प्रकार की स्थितियों में लिखे जाते हैं जैसे आर्डर देना, नित्यकर्म या रुटीन जानकारी प्राप्त करने के लिये, दावा (क्लेम) प्राप्त करना आदि।

2. अप्रत्यक्ष अनुरोध पत्र (Indirect Request Letter)-इसमें अप्रत्यक्ष तरीके से अनुरोध किया जाता है। इसमें सर्वप्रथम पाठक को हालातों से परिचित कराया जाता है उसके बाद धीरे-धीरे उससे अनुरोध किया जाता है। इसमें अनुरोध को मानने के अवसर कम होते हैं।

उदाहरण के लिये यदि किसी व्यापारी से माल मंगवाना है तो उसे प्रत्यक्ष अनुरोध पत्र लिखा जाता है कि मुझे अमुक मात्रा में अमुक माल चाहिये जिसका मूल्य ड्राफ्ट द्वारा भेज रहा हूँ। इस निवेदन को पूर्ण करने में पाठक को कोई कठिनाई नहीं होती है। किन्तु यदि किसी व्यापारी से भुगतान प्राप्त करना है तो उसे अप्रत्यक्ष अनुरोध पत्र लिखा जाता है अर्थात पहले यह बताया जाता है कि अचानक कुछ आवश्यक कार्य आ गया है, मेरी आर्थिक स्थिति इस समय ठीक नहीं है अत: मेरा भुगतान भेजने की कृपा करें।

व्यवहारिक जीवन में दोनों प्रकार के पत्रों का मिश्रित रूप प्रयोग में लाया जाता है अर्थात् आवश्यकतानुसार प्रत्यक्ष एवं अप्रत्यक्ष निवेदन पत्र लिखकर कार्य सम्पन्न कराया जाता है।

एक प्रभावी निवेदन पत्र लिखने के लिये निम्नलिखित बातों पर ध्यान दिया जाना चाहिये

1 निवेदन सरल और सादगीपूर्ण शब्दों में किया जाना चाहिये। उसमें अपनी विस्तृत जानकारी देने का प्रयास नहीं करना चाहिये।

2. निवेदन पत्र की भाषा नम्र एवं शिष्टाचार से ओत-प्रोत होनी चाहिये।

3. निवेदन में यथार्थता होनी चाहिये।

4. निवेदन में यदि अनेक सूचनाओं की आवश्यकता है तो उन्हें उनके महत्त्व के अनुसार क्रमवार लिखना चाहिये।

3. निवेदन पत्र के प्रारम्भिक एवं अन्तिम दोनों भाग महत्त्वपूर्ण होते हैं, अत: उनके लेखन पर विशेष ध्यान देना चाहिये।

अनुरोध पत्र का नियोजन

(Planning of Request Letters)

अनुरोध पत्र को सुनियोजित तरीके से लिखने के लिये तीन भागों में बाँटा जा सकता है

(1) प्रारम्भिक भाग (Opening Section)–अनुरोध पत्र लिखने के लिये औपचारिकता की आवश्यकता नहीं होती, अत: इसे लिखने के लिये प्रत्यक्ष विधि का ही प्रयोग किया जाता है। पत्र के प्रारम्भिक भाग में मुख्य विचार को किसी प्रश्न, प्रार्थना अथवा प्रशंसा के रूप में व्यक्त करना चाहिए। उदाहरणार्थ-“क्या आप हमें निम्नलिखित सूचना भेज सकते हैं।” “कृपया निम्नलिखित सूचना भेज सकें। तो आभारी होंगे। पत्र की भाषा शिष्ट तथा नम्र होनी चाहिए एवं सरल व स्पष्ट शब्दों का प्रयोग किया। जाना चाहिए।

 (2) मध्य भाग (Middle Section)—पत्र के मध्य भाग में माँगी जाने वाली सूचनाओं को एक निश्चित क्रम से लिखना चाहिए। महत्त्वपूर्ण सूचना सम्बन्धी प्रश्न को सबसे पहले तथा फिर क्रमवार कम महत्वपर्ण सचना सम्बन्धी प्रश्न लिखे जाने चाहिए। पत्र के इस भाग में पाठक को यह बोध भी कराना चाहिए कि उक्त सूचना उपलब्ध कराने से उसे क्या लाभ होगा। उदाहरणार्थ

“दक्षिण भारत में व्यवसाय करने में हम आपकी सहायता कर सकते हैं।”

(3) समापन भाग (Ending Section)—पत्र का अन्तिम भाग शक्तिशाली, स्पष्ट, सदभावनात्मक तथा मुख्य विचार या निवेदन पर बल देने वाला होना चाहिए।

मर्फी द्वारा इस भाग में 5W तथा एक ‘H’ के प्रयोग पर बल दिया गया है। यह 5 W तथा एक ‘H’ निम्नलिखित है

(a) What’क्या-क्या सूचना भेजी जाए?

(b) Where—’कहाँ’-सूचना कहाँ भेजी जाए?

(c) When-‘कब’-सूचना कब भेजी जाए?

(d) Who—’कौन’-सूचना कौन भेजे?

(e) Why-‘क्यों’-सूचना क्यों अपेक्षित है?

(1) How-‘कैसे’-सूचना कैसे भेजी जाए?

अनुरोध पत्रों के प्रकार

(Types of Request Letters)

अनुरोध पत्र मुख्यत: निम्नलिखित प्रकार के होते हैं

1 पूछताछ सम्बन्धी पत्र (Enquiry Letter)

2. निर्ख पत्र या कोटेशन सम्बन्धी पत्र (Quotation Letter)

3. आदेश सम्बन्धी पत्र (Order Letters)

4. आदेश की पुष्टि एवं आपूर्ति सम्बन्धी पत्र (Letters Regarding Confirmation and Execution)

5. अस्वीकृति एवं निरस्तीकरण सम्बन्धी पत्र (Letters Regarding Refusal and Cancellation of Order)

6. व्यापारिक सन्दर्भ एवं साख सम्बन्धी पत्र (Letters Regarding Trade Reference and Status Enquiries)

7. तकादे का पत्र (Dunning Letters)

8. एजेन्सी सम्बन्धी पत्र (Agency Letters)

9. गश्ती पत्र (Circular Letters)

(1) पूछताछ सम्बन्धी पत्र

(Enquiry Letters)

जब किसी व्यापारी को कोई माल क्रय करना होता है तो माल खरीदने से पहले वह विभिन्न व्यापारियों से वस्तु के विषय में पूछताछ करता है। इस प्रकार के व्यापारिक पत्रों को पूछताछ सम्बन्धी पत्र कहा जाता है। सामान्यत: इस प्रकार के पत्र पूर्व परिचित जानकार व्यक्तियों को लिखे जाते हैं अथवा व्यापार सन्दर्भ पुस्तिकाओं (Trade Directories) के आधार पर नये व्यापारियों को भी लिखे जा सकते हैं। चेम्बर ऑफ कॉमर्स (Chamber of Commerce) तथा विभिन्न व्यापारिक प्रतिनिधियों के द्वारा भी जानकारी प्राप्त करके पत्र लिखे जा सकते हैं। इस प्रकार के पत्रों को ही पूछताछ सम्बन्धी पत्र (Letter of Enquiry) कहा जाता है।

पूछताछ सम्बन्धी पत्रों को निम्नलिखित दो वर्गों में बाँटा जा सकता है

(1) ऐसे पत्र जिनका उद्देश्य माल क्रय करना होता है, तथा

(2) ऐसे पत्र जिनका उद्देश्य मात्र जानकारी प्राप्त करना होता है।

सामान्यतया पूछताछ के अनेक माध्यम हो सकते हैं, जैसे व्यक्तिगत भेंट द्वारा, टेलीफोन द्वारा जानकारी प्राप्त करना, तार भेजकर जानकारी प्राप्त करना अथवा पत्र भेजकर जानकारी प्राप्त करना। इनमें पत्र के माध्यम से पूछताछ करना अधिक लोकप्रिय माध्यम है।

पत्र में ध्यान रखने योग्य बातें-पछताछ सम्बन्धी पत्रों को लिखते समय सामान्यत: निम्नांकित बातों पर विशिष्ट रूप से ध्यान देना चाहिए

मॉडल भेजान मात्रा का संकेत (Statel है, उसकी मात्रा

(i) वस्त सम्बन्धी पूर्ण विवरण देना (Complete Information about the Product)-पूछताछ के पत्रों में ग्राहक को जिस वस्तु के सम्बन्ध में जानकारी प्राप्त करनी होता है, उसका पूर्ण स्पष्ट विवरण देना अत्यन्त आवश्यक होता है, जैसे वस्तु का नाम, वस्तु की किस्म, वस्तु का मात्रा, पेंकिग का तरीका एवं मूल्य इत्यादि। इस प्रकार प्रारम्भ में पूर्ण विवरण दे देने से अनावश्यक पत्र-व्यवहार तथा विवाद से बचा जा सकता है।

(ii) नमूने सम्बन्धी जानकारी (Knowledge of Sample) यदि आवश्यक हा ता वस्तु का जानकारी के साथ-साथ उसका नमूना भी माँगा जा सकता है तथा यदि वस्तु मंहगी है तो उसका डमी मॉडल भेजने के लिये अनुरोध किया जा सकता है।

(iii) मात्रा का संकेत (State the Ouantity Desired) तत्काल एवं निकट भविष्य में आपको जितने माल की आवश्यकता हो सकती है, उसकी मात्रा का संकेत देना आवश्यक होता है। इससे विक्रेता को प्रोत्साहन प्राप्त होता है तथा वह तत्काल प्रति-उत्तर देता है। यदि ऐसा होता है तो व्यापारी व्यापारिक शतों को कुछ लचीला भी करता है, जैसे व्यापारिक बट्टे (Discount) में अतिरिक्त रियायत करना इत्यादि।

(iv) विशिष्ट उद्देश्य का विवरण (State the Specific Purpose) यदि व्यक्ति को कुछ। विशेष प्रकार की अथवा विशिष्ट उद्देश्य के लिए वस्तुओं की आवश्यकता है तो उसका स्पष्ट विवरण पूछताछ के पत्र में देना आवश्यक होता है जिससे विक्रेता उस विशिष्ट वस्तु के सम्बन्ध में आवश्यक कोटेशन दे सके।

(v) मूल्य, विक्रय आदि की शर्तो सम्बन्धी निवेदन (Request Regarding Price and Condition of Sale)-पूछताछ के पत्र में इस बात का निवेदन अथवा आग्रह करना चाहिए कि पूर्तिकर्ता (Supplier) वस्तुओं का न्यूनतम मूल्य, विक्रय की शर्ते, भुगतान की विधि, पैकिंग का तरीका इत्यादि स्पष्ट रूप से लिखकर भेजे।

उपरोक्त सभी बातों को ध्यान में रखते हुए ही पूछताछ सम्बन्धी पत्र लिखे जाने चाहिये। पूछताछ। सम्बन्धी पत्रों के सन्दर्भ में कुछ उदाहरण निम्नलिखित हैं(1)

Business Communication Request Letter

परीक्षा हेतु सम्भावित महत्त्वपूर्ण प्रश्न

(Expected Important Questions for Examination)

दीर्घ उत्तरीय प्रश्न

(Long Answer Questions)

1 अनुरोध पत्रों से आप क्या समझते हैं? अनुरोध पत्रों का नियोजन कैसे किया जाता है?

What do you mean by Request Letters? How are the request letters planned?

2. पूछताछ पत्र क्या है? इसके लिखने में किन बातों को ध्यान में रखा जाता है? काल्पनिक पूछताछ पत्र का उदाहरण दीजिए।

What is Inquiry Letter? What points should be kept in mind while writing it? Give an anonymous inquiry letter?

3. निवेदन पत्र से आप क्या समझते हैं? निवेदन पत्र के विभिन्न प्रकार बताइए।

What do you mean by request letter? Explain different types of request letters.

4. पूछताछ का पत्र तथा उसके उत्तर के पत्र का उदाहरण दीजिए।

Give a specimen of Enquiry Letter alongwith its reply.

5. निर्ख-पत्र से आप क्या समझते हैं? इसके लिखने में किन-किन बातों का ध्यान रखा जाता है? एक काल्पनिक निर्ख पत्र का उदाहरण दीजिए।

What do you understand by quotation letter? What points should be kept in mind while writing it? Give specimen of quotation letter.

6. गश्ती पत्र को परिभाषित कीजिए। इसके लिखने में किन-किन बातों का ध्यान रखा जाता है? एक काल्पनिक गश्ती पत्र का उदाहरण दीजिए।

Define circular letter. What points should be kept in mind while writing it? Give one anonymous circular letter.

7. एजेन्सी पत्रों से क्या आशय है? मैसर्स गुप्ता प्रोविजन स्टोर्स, मेरठ की ओर से हिन्दुस्तान लीवर लि०, देहली को ‘लक्स साबुन’ की एजेन्सी प्राप्त करने हेतु पत्र लिखिए।

What is meant by Agency Letter? Write a request letter to M/s Hindustan Lever Ltd., Delhi on behalf of M/S Gupta Provision Stores, Meerut to obtain the agency of

8. प्रतियोगिता परीक्षोपयोगी पुस्तकें मँगाने के लिए मैं० आर. लाल. बुक डिपो, मेरठ को एक अनुरोध पत्र लिखिए। अपने पिछले आदेश में कुछ परिवर्तन करने के लिए एक दूसरा पत्र भी लिखिए।

Write a Request Letter to M/s R.Lal Book Depot Meerut to send the books useful in competitive exams. Also write a second letter to change your last order.

9. सन्दर्भ पत्र से क्या आशय है? इसको लिखते समय किन-किन बातों पर ध्यान देना आवश्यक है?

What is meant by Reference Letter? What points should be kept in mind while writing it?

10. निर्ख पत्र तथा आदेश पत्र में अन्तर बताइए। आदेश की पूर्ति सम्बन्धी पत्र लिखते समय किन-किन बातों को ध्यान में रखना चाहिए।

Distinguish between quotation letter and order letter. Which factors should be kept in mind while writing the execution letter of order?

11. एक ग्राहक ने पहली बार आपको ₹ 20,000 का आदेश भेजा है। वह दो माह की उधार की सुविधा चाहता है। उसे उपयुक्त बैंक गारण्टी प्रदान करने के लिए पत्र लिखिए।

You have received a order of ₹ 20,000 from a customer first time. He wants a facility of two month’s credit. Write a letter to him to provide appropriate bank guarantee.

Business Communication Request Letter

लघु उत्तरीय प्रश्न

(Short Answer Questions)

1 प्रत्यक्ष तथा अप्रत्यक्ष अनुरोध पत्र से क्या आशय है?

What is meant by Direct and Indirect Request Letters?

2. पूछताछ सम्बन्धी पत्र क्या है?

What is Enquiry Letter?

3. निर्ख पत्र लिखते समय किन बातों का ध्यान रखना आवश्यक है?

What points should be kept in mind while writing a quotation letter?

4. आदेश पत्र क्या है? स्पष्ट कीजिए।

What is order letter? Explain.

5. रामा बुक डिपो, मुरादाबाद को निम्नलिखित पुस्तकों के लिये आदेश पत्र भेजिए

(i) 100 प्रतियाँ व्यावसायिक संचार -डॉ० गर्ग

(ii) 50 प्रतियाँ व्यावसायिक गणित-डॉ० अग्रवाल

Write an order letter to Rama Book Depot, Moradabad for following books :

(i) 100 copies – Business Communication — Dr. Garg

(ii) 50 copies – Business Mathematics — Dr. Agrawal

6. आदेश पत्र लिखते समय किन-किन बातों को ध्यान में रखा जाता है?

Which factors should be kept in mind while writing the order letter?

7. सन्दर्भ हेतु पत्र से क्या आशय है?

What is meant by a reference letter?

8. सन्दर्भ माँगने के लिये पत्र लिखिए।

Write a letter for demanding reference.

9. क्रेता की आर्थिक स्थिति के सम्बन्ध में पूछताछ पत्र लिखिए।

Write a enquiry letter regarding financial position of buyer.

10. तकादे के पत्र से क्या आशय है?

What is meant by Dunning’s Letter?

11. एजेन्सी लेने के लिये आवेदन-पत्र लिखिए।

Write a letter applying for an agency.

12. गश्ती-पत्र से क्या आशय है? गश्ती पत्र किन परिस्थितियों में लिखे जाते हैं?

What is meant by a circular letter? In which circumstances circular letters are written?

13. फर्म के स्थान परिवर्तन की सूचना देने हेतु गश्ती-पत्र लिखिए।

Write a circular letter regarding change in place of business.

Business Communication Request Letter