BCom 3rd Year Computer Based Business Application Study Material Notes in hindi

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BCom 3rd Year Computer Based Business Application Study Material Notes in Hindi

BCom 3rd Year Computer Based Business Application Study Material Notes in Hindi:  Meaning and Definition of Application Computer Based Quick Access Toolbar Spelling & Grammar ( Most Important notes for BCom 3rd Year Students )

Computer Based Business Application
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कम्प्यूटर आधारित व्यावसायिक अनुप्रयोग

[COMPUTER-BASED BUSINESS APPLICATIONS]

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड (Microsoft Word)

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड एक वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर पैकेज है। इसका प्रयोग पत्र, रिपोर्ट और अन्य दस्तावेजों को टाइप करने के लिए किया जाता है। विभिन्न शब्दों के द्वारा अपनी बात को कागज पर सुव्यवस्थित ढंग से व्यक्त करना वर्ड प्रोसेसिंग है। अर्थात् सभी प्रकार के लिखने के कार्य को वर्ड प्रोसेसिंग कहा जा सकता है। वर्ड प्रोसेसिंग का कार्य तीन प्रकार से-पेन, पेन्सिल की सहायता से सीधे-सीधे कागज पर लिखकर, टाइप मशीन से कागज पर टाइप करके और कम्प्यूटर में किसी वर्ड प्रोसेसर प्रोग्राम का प्रयोग करके किया जा सकता है। कम्प्यूटर में किसी वर्ड प्रोसेसर प्रोग्राम का प्रयोग करके की जाने वाली वर्ड प्रोसेसिंग को इलेक्ट्रॉनिक वर्ड प्रोसेसिंग भी कहा जाता है। कुछ प्रमुख वर्ड प्रोसेसर प्रोग्राम्स हैं-वर्ड स्टार, वर्ड परफैक्ट, माइक्रोसॉफ्ट वर्ड आदि।

वर्ड-प्रोसेसर, एप्लीकेशन सॉफ्टवेयर की श्रेणी में आता है, जिसका प्रयोग करके अति सरलतापूर्वक टैक्स्ट को टाइप करने से लेकर उसे फॉरमेट करने, स्पेलिंग तथा ग्रामर सम्बन्धी अशुद्धियों को जाँचने, उन्हें शुद्ध करने तथा अन्त में उसे प्रिन्ट करने तक के लिए किया जाता है। माइक्रोसॉफ्ट कॉरपोरेशन द्वारा विकसित किए गए नए | ऑफिस सुइट, माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2007 के अन्तर्गत दिया गया वर्ड प्रोसेसर है। एमएस वर्ड 2007 का प्रयोग कार्यालयों में सामान्यतः उपयोग में आने वाले सभी प्रकार के डॉक्यूमेंट्स को बनाने के लिए किया जा सकता है। इसका प्रयोग पत्र-लेखन में मेल-मर्ज करने में, मेमो बनाने में, जटिल रिपोर्टों को बनाने में तथा ई-मेल किया जाता है। इन सबके अतिरिक्त वर्ष 2007 में सरलतापूर्वक बायोडेटा, विभिन्न प्रकार की तालिका तथा वेब पेज को भी बनाया जा सकता है। माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2007 एक अत्यन्त समृद्ध एवं शक्तिशाली वर्ड-प्रोसेसर है। यह ऑफिस 2007 के एप्लीकेशन प्रोग्राम्स में प्रमुख स्थान रखता है।

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Microsoft Office बटन  (Microsoft Office Button)

वर्ड 2007 विंडो के ऊपरी बाएँ कोने में Microsoft Office बटन है। इस बटन पर क्लिक करने पर, एक मेनू प्रकट होता है। इस मेनू का प्रयोग एक नई फाइल बनाने या मौजा फाइल को खोलने, या फाइल को सेव करने के लिए और कई अन्य कार्य करने के लिए का सकते हैं।

त्वरित पहुँच टूलबार (Quick Access Toolbar)

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस बटन के पास त्वरित पहुँच उपकरण है। त्वरित पहुँच उपकरण पट्टी से बार-बार । उपयोग होने वाले आदेशों तक पहुँचा जा सकता है। डिफॉल्ट रूप से, undo, redo, और save त्वरित पहुँच। उपकरण पर रहते हैं। undo द्वारा किये गये कार्य को पूर्ववत रहने, redo द्वारा किये गये कार्य को पनः लाग करने के लिए और save द्वारा फाइल को सेव करने के लिए प्रयोग कर सकते हैं।

शीर्षक पट्टी (Title Bar)

शीर्षक बार वर्तमान में काम कर रहे दस्तावेज का शीर्षक प्रदर्शित करता है। वर्ड में सबसे पहले दस्तावेज खोलने पर Document 1 नाम से आता है। जब इन दस्तावेजों को save किया जाता है, तो इनका नया नाम आबंटित किया जा सकता है।

 

किसी भी वर्ड प्रोसेसर में पृष्ठ के चारों ओर छोड़े जाने वाले हाशिए का निर्धारण करने की सुविधा होती है। एक बार इनका निर्धारण करने के उपरान्त ये फाइल के पृष्ठ के लिए निर्धारित हो जाते हैं। वर्ड प्रोसेसर में एक पृष्ठ पर लाइन्स की संख्या का निर्धारण भी हाशियों के समान एक बार ही किये जाने पर यह प्रत्येक पृष्ठ के लिए निर्धारित हो जाता है। जल्दी से अपने दस्तावेज का स्वरूप बदलने के लिए रूलर का उपयोग कर सकते हैं। यदि आपको रूलर दिखाई नहीं देता है, तो निम्न सूचीबद्ध चरणों का पालन करें

  1. view टैब पर क्लिक करें।
  2. रूलर के बगल दिखाई पड़ रहे चेक बॉक्स पर क्लिक करें।

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पाठ क्षेत्र (Text Area) रूलर के नीचे के भाग को टेक्स्ट ऐरिया कहा जाता है। इस टेक्स्ट ऐरिया पर अपने दस्तावेज को लिखा जाता है। इस भाग के ऊपरी बाएँ कोने में (blinking vertical line ) पलक खड़ी रेखा कर्सर है।

स्टेटस बार (Status Bar) स्टेटस बार विन्डो के नीचे दिखाई देता है जो वर्तमान पृष्ठ और दस्तावेज में शब्दों की संख्या की जानकारी प्रदान करता है। स्टेटस बार पर राइट क्लिक करके प्रदर्शित मेनू की इच्छित विकल्पों का चयन करके स्टेटस बार पर प्रदर्शित कर सकते हैं कि क्या बदल सकते हैं। चयन करने के लिए एक मेनू आइटम पर क्लिक करें और उसे अचयनित करने के लिए इस पर फिर से क्लिक करें। किसी आइटम के आगे चेक मार्क लगा होता है तो इसका मतलब आइटम का चयन हुआ है।

दस्तावेज दश्य को समझना (Understand Document View) Word 2007 में, पाँच दृश्यों में से एक को अपने दस्तावेज में प्रदर्शित कर सकते हैं-ड्राफ्ट । लेआउट, प्रिंट लेआउट, रीडिंग लेआउट, आउटलाइन लेआउटड्राफ्ट view (Draft View) – डाफ्ट का इस्तेमाल बार-बार किया जाता है। दस्तावेज को जल्दी से सम्पादित करने के लिए डाफ का उपयोग किया जाता है।

वेब लेआउट (Web Layout) वेब लेआउट का प्रयोग यह बताता है कि किसी ब्राउजर जैसे इंटरनेट एक्सप्लोरर पर दस्तावेज को देखने वह कैसा दिखाई पड़ेगा।

वेब लेआउट (Print Layout) प्रिंट लेआउट यह बताता है कि दस्तावेज का जब प्रिंट निकाला जाएगा तो वह कैसा दिखायी पड़ेगा।

रीडिंग लेआउट (Reading Layout) दस्तावेज को अधिक आरामदायक पढ़ने योग्य बनाने के लिए रीडिंग लेआउट का प्रयोग किया जाता है।

आउटलाइन लेआउट (Outline Layout) आउटलाइन लेआउट दस्तावेज को आउटलाइन रूप में प्रदर्शित करता है। इसमें बिना टेक्स्ट के शीर्षकों के प्रदर्शित कर सकते हैं।

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  1. View टैब पर क्लिक करें।
  2. दस्तावेज दृश्य समूह ड्राफ्ट विकल्प को चुनें। जैसे ही ड्राफ्ट विकल्प को चुना जाता है, वह एक रंग में दिखाई देता है।

Word से बाहर निकलें (Exit from Word) दस्तावेज में काम करने के बाद आमतौर पर बाहर निकलने से पहले दस्तावेज को सेव किया जाता है

 

बन्द सेव करें

  1. माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस बटन पर क्लिक करने पर एक मेन प्रकट होता है।
  2. 2. दाहिने कोने में Exit Word पर क्लिक करें।

 

Microsoft Office Word

  1. सही फोल्डर में जाएं
  2. फाइल के नाम फील्ड में फाइल का नाम लिख दें।
  3. Save पर क्लिक करें।

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स्पेलिंग और ग्रामर (Spelling & Grammar)

प्रत्येक वर्ड प्रोसेसर की अपनी एक डिक्शनरी होती है, जिसका प्रयोग फाइल में टाइप किए गए शब्दों की स्पेलिंग की जाँच करने के लिए किया जाता है। कुछ वर्ड प्रोसेसर टैक्स्ट को टाइप करने के उपरान्त स्पेल चैक प्रोग्राम चलाने पर स्पेलिंग की जाँच करते हैं, और कुछ प्रोग्राम टैक्स्ट को टाइप करते समय ही स्पेलिंग की जाँच करते रहते हैं और गलत स्पेलिंग वाले शब्द के नीचे लाल रंग की लहरदार रेखा प्रदर्शित करते हैं। गलत स्पेलिंग वाले शब्दों के लिए वर्ड प्रोसेसर इसमें स्थित डिक्शनरी के अनुरूप उपयुक्त शब्दों की सूची भी दर्शाते हैं। इनमें से उचित शब्द का चुनाव करके शब्द की स्पेलिंग को सही किया जा सकता है।

डिक्शनरी किसी भी शब्द को गलत स्पेलिंग का शब्द दर्शा सकती है, ऐसे में इसमें परिवर्तन किए बिना ही आगे की स्पेलिंग की जाँच कर सकते हैं। यदि हम आवश्यकता समझते हैं, तो किसी शब्द को इस डिक्शनरी में जोड़ा भी जा सकता है।

दस्तावेज में वर्तनी और व्याकरण की जाँच करने के लिए कर्सर को दस्तावेज की शरुआत पर या खण्ड की शुरुआत में रखें जहाँ से जाँच करना चाहते हैं।

जाँच समूह के वर्तनी और व्याकरण पर क्लिक करें। कोई भी त्रटि एक संवाद बॉक्स में प्रदर्शित होगी जो शब्दों का चयन करने में मदद करती है।

 

व्यक्तिगत शब्द की वर्तनी की जाँच करने के लिए किसी शब्द के दाईं तरफ क्लिक करें जिसको रेखांकित किया गया है और उसके प्रतिस्थापन शब्द को चुन सकते हैं।

थिसॉरस Thesaurus थिसॉरस का प्रयोग समानार्थी शब्द, विलोम शब्द और शब्दों के विकल्प के लिए प्रयोग किया जाता है। माइक्रोसॉफ्ट की इस सुविधा से वर्ड में लेखन क्षमता व शब्दावली को बढ़ा सकते हैं। थिसॉरस के प्रयोग से एक। शब्द के प्रयोग को बार-बार प्रयोग करने से बचा जा सकता है।

यदि पराने शब्द को समानार्थी शब्द में बदलना चाहते हैं तो उसे सबमेन से चनें। नया शब्द पुराने शब्द का। बदल देगा।

थिसॉरस समानार्थी शब्द देखने के लिए अनुमति देता है। शब्दकोश का उपयोग करने के लिए रिबन का। समीक्षा टैब पर क्लिक करें।

प्रूफिंग गुप के थिसॉरस बटन पर क्लिक करें।

थिसॉरस टुल्स स्क्रीन के दाईं ओर दिखाई देगा जिसमें शब्द विकल्प को देख सकते हैं।

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अपने दस्तावेज में शब्द पर दायें क्लिक करें। आप किसी भी शब्द पर राइट क्लिक करके और मेनू पर समानार्थी चुनकर कोश उपयोग कर सकते हैं। पॉप अप मेनू से समानार्थक सबमेनू को चुनते ही समान अर्थ वाले शब्दों की एक सूची आ जाएगी। समानार्थक सबमेनू तुम्हें चुने हुए शब्द के लिए समानार्थी शब्द की एक सूची प्रदर्शित करता है। कुछ भी उपलब्ध न होने पर समानार्थक सबमेनू (कोई सुझाव नहीं) बताएगा।

टैक्स्ट का सम्पादन (Formatting of Text)

वर्ड प्रोसेसर में टैक्स्ट को टाइप करने के साथ-साथ, टाइप करने में हुई त्रुटियों का सम्पादन कार्य अथवा टैक्स्ट में कुछ भी वांछित परिवर्तन किये जाने की सुविधा होती है। जब किसी वर्ड प्रोसेसर में टैक्स्ट को टाइप किया जाता है, तो टैक्स्ट मॉनीटर स्क्रीन पर प्रदर्शित होता है। टैक्स्ट का सम्पादन कार्य मॉनीटर स्क्रीन पर ही करके, उसका प्रिन्ट प्रिन्टर की सहायता से कागज पर प्राप्त किया जा सकता है। वर्ड प्रोसेसर में बनी फाइल में टैक्स्ट को जोड़ने के लिए कर्सर को वांछित स्थान पर लाकर टैक्स्ट टाइप करते हैं, कर्सर के दायीं ओर लिखा टैक्स्ट स्वतः ही आगे खिसक जायेगा और टाइप किया जाने वाला टैक्स्ट उसका स्थान ले लेगा। ठीक इसी प्रकार यदि किसी टैक्स्ट को फाइल में से मिटाना है, तो चुनकर की-बोर्ड पर ‘की’ को दबाकर मिटाया जा सकता है। उस टैक्स्ट के मिटने से हुए रिक्त स्थान में उसके दायीं ओर का टैक्स्ट स्वतः ही आ जायेगा

यदि कोई टैक्स्ट फाइल में कोई टैक्स्ट किसी गलत स्थान पर टाइप कर दिया गया है तो उसे वहाँ से कट __ करके, उसके वास्तविक स्थान पर पेस्ट कर देने से टैक्स्ट को पुनः टाइप करने की आवश्यकता नहीं होती है। यदि किसी टैक्स्ट को फाइल में अनेक स्थान पर प्रयोग किया जाना है, उसे बार-बार टाइप न करके कॉपी-पेस्ट करके अनेक स्थान पर प्रयोग किया जा सकता है। एक अच्छे वर्ड प्रोसेसर में टैक्स्ट में वांछित शब्द अथवा शब्दों को खोजने तथा उनको किसी अन्य शब्द अथवा शब्दों से प्रतिस्थापित किये जाने की भी सुविधा होती है।

शौलियाँ Styles)

शैली फॉन्ट टाइपफेस, फॉन्ट आकार, प्रभाव (बोल्ड, इटैलिक, रेखांकन, आदि) रंग द्वारा दस्तावेज का प्रारूप बढाने का उपकरण है। दस्तावेज के होम टेब पर इन शैली को नियन्त्रित किया जा सकता है।

फॉन्ट typeface और आकार बदलें।

फॉन्ट टाइपफेस बदलने के लिए। फॉन्ट नाम के आगे तीर पर क्लिक करें और फाँट को चुनें।

फॉन्ट आकार बदलने के लिए (Change the Font Size)

  • फॉन्ट आकार के पास तीर पर क्लिक करें और उपयुक्त आकार का चयन करें, या
  • वृद्धि या कमी फॉन्ट आकार बटन पर क्लिक करें।

फॉन्ट शैलियाँ और प्रभाव (Font Style & Effects)

फॉन्ट शैलियों में पहले से निर्धारित फॉर्मेट विकल्प होते हैं।  वे बोल्ड, इटैलिक, और रेखांकन होते हैं  टेक्स्ट में इनको जोड़ने के लिए।

Text का चयन करें और रिबन के फॉन्ट समूह में शामिल फॉन्ट शैलियाँ क्लिक करें, या

Text का चयन करें और सही फॉन्ट उपकरण प्रदर्शित करने के लिए दायें क्लिक करके फॉर उपकरण को चुनें।

टेक्स्ट का रंग बदलें (Change Text Color)

  • टेक्स्ट का चयन करें और रिबन के फॉन्ट समूह में शामिल रंग बटन पर क्लिक करें, या • टेक्स्ट हाइलाइट करें और दायें क्लिक करके रंग उपकरण का चयन करें।
  • फॉन्ट रंग बटन के लिए नीचे तीर पर क्लिक करके रंग चुनें।

पैराग्राफ की फॉरमेंटिंग (Pargraph Formatting) सामान्यतः पैराग्राफ की पहली लाइन अन्य लाइन्स की अपेक्षा बायीं ओर से कुछ स्थान छोड़कर आरम्भ होती है। छोड़ा गया यह रिक्त स्थान, पैराग्राफ इंडेन्ट कहलाता है। इस स्थान का निर्धारण भी एक अच्छे वर्ड प्रोसेसर में किया जा सकता है। पैराग्राफ्स के मध्य की दूरी लाइन्स के मध्य की दूरी से कुछ अधिक रखी जाती है। पैराग्राफ के पहले तथा बाद की दूरी का निर्धारण भी एक अच्छे वर्ड प्रोसेसर का एक विशेष लक्षण है।

पैराग्राफ को सीध में लगाने के लिए एलाइनमेंट बटनों। का प्रयोग किया जाता है। पैराग्राफ में इस तरह के कार्य करने के लिए 4 बटन निम्न हैं।

बायीं ओर टेक्सट लगाना, दायीं ओर टेक्सट लगाना, बीच में लगाना, दोनों ओर लगाना।

इंडेण्ट सेट करना (Indent Setting)

कभी कभी किसी पैराग्राफ की सभी पंक्तियों को दूसरे पैराग्राफों की अपेक्षा थोडा दायीं ओर सेट करने की आवश्कता होती है। यह कार्य भी इन बटनों (Increase indent) (decrease indent) के द्वारा आसानी से किया जा सकता है

लाइन स्पेसिंग (Line Spacing)

पैराग्राफ की लाइनों की दूरी अर्थात् उनके बीच का स्थान भी कम व ज्यादा किया जा सकता है। लाइन स्पेसिंग तीन प्रकार की होती है-एकल, डेड व डबल सामान्यत: पैराग्राफों में एकल स्पेसिंग की जाती है। पैराग्राफ की लाइनों की स्पेसिंग आवश्यकतानुसार 1.0, 1.15., 1.5, 2.0, 2.5, 3.0 तक कर सकते हैं। ।

पैराग्राफ स्पेसिंग (Paragraph Spacing)

एम एस वर्ड में दो पैराग्राफों के बीच का स्थान भी कम या अधिक कर सकते हैं। इस कार्य को करने के लिए पैराग्राफ भाग में पैराग्राफ डायलाग बॉक्स लान्चर पर क्लिक करके खोला जा सकता है।

प्रिंट (Print) माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में दस्तावेज को बनाने के बाद उस दस्तावेज प्रिंट की आवश्यकता होगी। प्रिंट से पहले दस्तावेज का पूर्वालोकन करने के लिए माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस बटन पर क्लिक करें।

 

  • मेनू से प्रिंट विकल्प को चुनते ही सबमेनू से प्रिंट प्रिव्यू विकल्प को चुनें। दस्तावेज प्रिंट प्रिव्यू फॉर्मेट में खुल जाएगा।
  • प्रिंट पर क्लिक करके दस्तावेज का प्रिंट निकालकर या close print preview बटन पर क्लिक करके प्रिंट प्रिव्यू फॉर्मेट से बाहर आ जाएं और दस्तावेज में जरूरत के अनुसार परिवर्तन कर लें।
  • प्रिंट प्रिव्यू फॉर्मेट में कई कार्य किये जा सकते हैं।
  • हाशिये को संशोधित करना।
  • पृष्ठ का ओरिएटेशन बदलना।
  • दस्तावेज के प्रमुख भागों को देखने के लिए Zoom in और Zoom का प्रयोग करना।
  • कई पेजों को एक साथ देखना।
  • और बहुत से कार्य किये जा सकते हैं।

प्रिंट करने के लिए

  • माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस बटन पर क्लिक
  • मेनू से प्रिंट विकल्प को चुनते ही सबमेनू से प्रिंट विकल्प को चुनें। प्रिंट डायलॉग बॉक्स खुल जाएगा।
  • सभी पेजों को प्रिंट करना है या कछ पेजों को प्रिंट करना है।
  • पेजों की प्रतियों का चयन करना।
  • डाप डाउन बॉक्स से प्रिंटर का चयन करना।
  • Ok बटन पर क्लिक करना।

त्वरित प्रिंट के माध्यम से प्रिंट करने के लिए (To Print by Fast Printing)

  • माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस बटन पर क्लिक करें।
  • मेन से प्रिंट विकल्प को चुनते ही सबमेनू से त्वरित प्रिंट विकल्प को चनें।
  • दस्तावेज स्वचालित रूप से डिफॉल्ट प्रिंटर पर प्रिंट निकाल देगा।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सल (Microsoft Excel)

माइक्रोसॉफ्ट एक्सल ऑफिस का एक उपयोगी सहायक एप्लीकेशन है। जहाँ वर्ड 2002 एक वर्ड-प्रोसेसर है वहीं एमएस एक्सल एक स्प्रेडशीट है। कम्प्यूटर एक इलेक्ट्रॉनिक डिवाइस है, अत: इस पर प्रदर्शित होने वाली। शीट को इलेक्ट्रॉनिक शीट कहा जाता है। एमएस एक्सल में ग्राफिक्स का प्रयोग अत्यन्त सरल एवं प्रभावशाली ढंग से किया जा सकता है। एमएस में हमें एक अत्यन्त विशाल स्प्रेडशीट उपलब्ध होती है, जिसमें प्रत्येक खाने अर्थात  सैल में एक डेटा इनपुट कर सकते हैं और वे सभी कार्य कर सकते हैं जो डॉस के वातावरण में कार्य करने वाले सॉफ्टवेयर लोटस द्वारा किए जा सकते हैं। इसे हम लोटस का विस्तत, सविधाजनक एवं समद्ध संस्करण भी कह सकते हैं। एमएस एक्सल की स्प्रेडशीट में माउस का प्रयोग सम्भव होने से इसमें फॉरमेटिंग का कार्य अत्यन्त सरलता से किया जा सकता है।

स्प्रेडशीट ऊर्ध्वाधर और क्षैतिज रेखाओं का एक ग्रिड होती है, जिसमें हम डेटा प्रविष्ट कर सकते हैं तथा प्रविष्ट किए गए डेटा मानों पर विभिन्न गणनाएँ कर सकते हैं। स्प्रेडशीट के इलेक्ट्रॉनिक संस्करण को इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट अथवा स्प्रेडशीट सॉफ्टवेयर कहा जाता है।

इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट्स की निम्नलिखित विशेषताएँ होती हैं

(1) ऑटोमेटेड एन्ट्री (Automated Entry)-इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट सॉफ्टवेयर जैसे-एमएस-एक्सल डेटा सीरीज जैसे-दिनांक, दिन, संख्याओं इत्यादि की एकरेंज को ऑटोमेटिकली प्रविष्ट करने की सुविधा प्रदान | करते हैं। उदाहरण के लिए, 1 से 100 तक के सीरियल नम्बर को सैल्स की एक रेंज में 1,2,3,4 100 टाइप किए बिना ही प्रविष्ट कर सकते हैं। किसी सैल में प्रविष्ट किए गए डेटा को किसी अन्य सेल में प्रविष्ट करने का कार्य एमएस-एक्सल स्वतः ही कर देता है।

(2) ऑटोमेटेड रिकैलकलेशन (Automated Recalculation)-जब किसी ऐसे सैल में डेटा के मान में परिवर्तन किया जाता है, जिसका रेफरेन्स किसी फॉर्मूला में दिया गया होता है, तो परिणाम को अपडेट करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट्स स्वतः ही उस फॉर्मूला के अनुरूप रिकैलकुलेट करके परिणाम प्रस्तुत करता है।

(3) व्हाटइफएनालिसिस (What-if Analysis)-व्हाट-इफ-एनालिसिस को निष्पादित करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट्स में गोल सीक, सोल्वर और सिनारियोज जैसे टूल्स उपलब्ध कराए गए हैं। इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट्स के विशेषज्ञों द्वारा डिसिजन मेकिंग प्रोसेस में व्हाट-इफ-एनालिसिस की जाती है। उदाहरण के लिए, इसका प्रयोग महत्वपूर्ण सूचनाओं और अनुमानों के आधार पर भविष्यवाणी करने के लिए किया जाता है। जैसे एक मैनेजर यह जानकारी प्राप्त कर सकता है कि प्रत्येक महीने 10,00,000 रुपयों का कुल लाभ प्राप्त करने के लिए कितनी इकाइयों का उत्पादन और व्यापार होना चाहिए।

(4) जटिल गणनाओं को सरल बनाना Make easy Complex Calculation)-इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट्स में जटिल गणितीय, सांख्यिकीय और एकाउण्टिंग गणनाओं को सरलता से निष्पादित करने के लिए इसके अन्तनिर्मित फंक्शन्स का प्रयोग किया जा सकता है।

(5) डेटा को बड़ी मात्रा में प्रोसेस करने की क्षमता (Capability of Processing Large Amount of Data)-इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट्स डेटा को बड़ी मात्रा में भी तेजी से प्रोसेस कर सकता है।

(6) डेटा का ग्राफिकल प्रस्तुति (Graphical Presentation of Data)-इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट्स में कुछ ही माउस-क्लिक्स से डेटा को ग्राफ के रूप में दर्शाया जा सकता है।

(7) डेटा का ग्राफिकल प्रस्तुति (Import & Export of Data)-इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट्स में अन्य डेटाबेस एप्लीकेशन्स से डेटा को इम्पोर्ट किया जा सकता है एवं इससे डेटा को एक्सपोर्ट भी किया जा सकता है।

फंक्सन के भाग (Parts of Function)

प्रत्येक फंक्सन का सही क्रम होता है जिसे सिन्टैक्स कहते हैं जो फंक्सन को कार्य करने के लिए प्रेरित करता है। सिन्टैक्स (Syntex)

  • सभी फंक्सन के आगे = का चिन्ह होता है।
  • चिन्ह के बाद फंक्सन का नाम (उदाहरण = sum)) रहता है।
  • फंक्सन में Argument भी होता है। Argument सेल रिफरेस या सेल रेंज होती है जो कोष्ठकों

संलग्न होती है। यदि एक से अधिक Argument हो तो उसे कामा से अलग किया जा सकता है।।

  • एक्सेल में विभिन्न प्रकार के सैकेण्डों फंक्सन गणना करने के लिए है।
  • एक्सेल के फंक्सन से समय में बहुत बचत होती है।
  • एक्सेल में वर्कशीट फंक्सनों की संख्या काफी अधिक है जिसमें से कुछ इस प्रकार से हैं

वित्तीय

तारीख तथा समय

गणित

सांख्यिकी

सन्दर्भ

डाटाबेस

पाठय तार्किक

अभियान्त्रिक

तारीख तथा समय फंक्शन (Date & Time Function)

Date       : दिन की संख्या

Day        : किसी तारीख का दिन

Month     : किसी तारीख में माह

Now       वर्तमान समय

Today    : आज की तारीख

Weekday : किसी तारीख का दिन

Year 1    : किसी तारीख में वर्ष

गणितीय फंक्शन (Mathematical Function)

ABS    : किसी संख्या का निरपेक्ष मान

EXP    : एक्सपोनेंशियल

FACT  : किसी संख्या का फैक्टोरियल

INT     : किसी संख्या का पूर्णांक भाग

LN        : प्राकृतिक लघुगुणक

LOG     : दिए हुए आधार पर लघुगुणक

LOG10 : आधार 10 पर लघुगुणक

MOD    : किसी भाग का शेषफल

PI पाई का मान

POWER : किसी संख्या की घात

RAND    : 0 से 1 के बीच की दृश्य संख्या

ROUND : दिये हुए दशमलव अंकों तक निकटतम मान

SQRT   : किसी धन संख्या का वर्गमूल

SUM=    : दी गई संख्याओं का योग

सांख्यिकी फंक्शन (Statistical Function)

AVERAGE  : दी हुई संख्याओं का औसत

PI              कम्प्यूटर आधारित व्यावसायिक अनुप्रयोग

MA         : सबसे बडी संख्या

MIN       : सबसे छोटी संख्या

STDEV : मानक विचलन

Var       : प्रसरण

टेक्स्ट फंक्शन (Text Function)

CHAR : किसी दिए हुए कोड का वर्ण

CODE : किसी वर्ण का कोड

EXACT : दो टेक्स्ट की तुलना करना

LEFT : किसी टेक्स्ट का बायां भाग

LEN        : किसी टेक्स्ट में वर्णों की संख्या

LOWER  : किसी टेक्स्ट को छोटे अक्षरों में बदलना

UPPER  : किसी टेक्स्ट को बड़े अक्षरों में बदलना

MID       : किसी टेक्स्ट का बीच का भाग

RIGHT : किसी टेक्स्ट का दायां भाग

TRIM    प्रारम्भ तथा अंत के सभी खाली स्थान समाप्त करना

TEXT    : दी हुई संख्या का टेक्स्ट बनाना

UPPER  : किसी टेक्स्ट को बड़े अक्षरों में बदलना

VALUE   : केवल संख्या वाले भाग का संख्यात्मक मान

तार्किक फंक्शन (Logical Function)

AND         : तार्किक और

IF              : यदि

NO           : तार्किक नहीं  : तार्किक अथवा

TRUE   : तार्किक हाँ

FALSE : तार्किक नहीं

रिलेटिव सेल रिफरेंस (Relative Cell Reference) जब फॉर्मला सेल को कॉपी करते हैं तो कोई सेल रिफरेंस अपने नई स्थिति के अनुरूप बदल जाएगा। एक्सेल में सेल रिफरेंस डिफॉल्ट में रिलेटिव सेल रिफरेंस होता है। उदाहरण के लिए यदि फॉर्मला = sum (c4:c7) को C9 सेल में कॉपी करते हैं और दायीं ओर के सेल D9 पर कॉपी करते हैं तो यह फॉर्मूला D9, E9 में कॉपी हो जाता है। इस प्रकार के रिफरेंस को रिलेटिव सेल रिफरेंस कहते हैं।

 

 

एब्सोल्यूट सेल रिफरेंस (Absolute Cell Reference) कभी-कभी रिलेटिव सेल रिफरेंस सविधाजनक नहीं होता है तो इसके लिए सेल को फिक्सड करना पडेगा।। फॉर्मूला वाली सेल यदि रिफरेंस को कॉपी करने पर परिवर्तित न हो तो फॉर्मूला में दिए गए सेल के कॉलम लेबल । तथा पंक्ति के क्रमांक के पहले $ का चिन्ह लगाते हैं। उदाहरण के लिए D3 सेल में = C3*D1 फॉर्मूला है। जिसको कॉपी करने पर D4 सेल में =C4*D2 हो जाएगा। अगर D1 सेल को नहीं बदलना हो तो उसके आगे $ चिन्ह लगा देंगे।

 

मिक्सड सेल रिफरेंस (Mixed Cell Reference) मिक्सड सेल रिफरेंस में सेल ऐडस के एक भाग को रिलेटिव तथा दूसरे भाग को एब्सोल्यूट बनाने से होता है। यदि सेल ऐडस में कॉलम लेबल से पहले $ लगाकर इसे एब्सोल्यूट बनाते हैं तो पंक्ति क्रमांक के पहले नहीं लगाते हैं और यदि पंक्ति क्रमांक के पहले $ लगाते हैं तो कॉलम लेबल से पहले नहीं लगाते हैं। इस प्रकार सेल का एक भाग रिलेटिव तथा दूसरा भाग एब्सोल्यूट रिफरेन्स की तरह कार्य करेगा।

 

गोल सीक (Goal Seek) गोल सीक का प्रयोग विशेष परिणाम प्राप्त करने के लिए किया जाता है। यदि किसी उदाहरण का उत्तर 56 हो। अगर पहला नम्बर 8 है तो दूसरे नम्बर क्या है? क्या 8 को 7 से गुणा किया जाए। या 8 को 6 से गुणा किया जाए। इसके लिए गोल सीक प्रयोग किया जा सकता है।

 

निम्न Excel स्प्रेडशीट बनाएँ

  1. ऊपर स्प्रेडशीट में, हमें बी 2 सेल को बी 1 सेल से गुणा करना पड़ेगा।
  2. डाटा टेब पर क्लिक करके What if analysis आइटम का चयन करेंगे। What if analysis मेनू से गोल सीक को सेलेक्ट करेंगे।
  3. इस प्रकार डायलॉग बॉक्स दिखायी देगा।

 

एक्सेल सबसे पहले सेट सेल के बारे में पूछेगा। इसका मतलब की कौन-सा सेल पर फॉर्मूला का प्रयोग किया गया है।

इसलिए बी3 सेल को सेलेक्ट करेंगे। क्योंकि बी 3 सेल में निम्न फॉर्मूला का प्रयोग किया गया है

= B1 * B2 टू

टू वैल्यू बॉक्स का मतलब है कि उत्तर की प्रतीक्षा की जा रही है। इस बॉक्स में 56 को लिखेंगे।

चेंजिग सेल यह वह भाग है जो पक्की नहीं रहती। एक्सेल इस भाग को बी 2 से बदल देगा। इस प्रकार गोल सीक बॉक्स इस प्रकार दिखायी पड़ेगा।

 

 

 

किसी व्यापार में व्यापारी को 25,000 का लाभ प्राप्त होता है लेकिन उसने 35,000 का एक नया ल लक्ष्य निर्धारित किया है। फिलहाल, अभी वह 25 रुपये प्रति इकाई की दर से 1000 वस्तुओं की बिक्री कर है। अब 1000 आइटम को कितने रुपये प्रति इकाई की दर से बेचे जिससे, 35,000 रुपये का नया लाभ प्रा हो जाए स्प्रेडशीट दो भागों में विभाजित करते हैं-वर्तमान बिक्री और भविष्य बिक्री।

भविष्य बिक्री को गोल सीक के माध्यम से बदला जाएगा। लेकिन अब के लिए, दोनों वर्गों के लिए ए ही मान दर्ज करें।

डेटा पैनल पर What if analysis आइटम क सेलेक्ट करें। What if analysis मेनू से गोल सीक के सेलेक्ट करें। इस प्रकार एक डायलॉग बॉक्स प्रकट होता है। जैसा कि सामने प्रदर्शित है।

सेट सेल के लिए, E4 लिखें यह वह सेल है जिसम फॉर्मूला लगा है।

To value वह है। जहाँ पर नए लाभ को चाहते है इसलिए 35000 को लिख देंगे।

By changing cell वह भाग है जो यह सुनिश्चित करेगा कि प्रत्येक मद में आवश्यक वृद्धि कितनी की जानी है। Set cell: इसलिए सेल बॉक्स में E3 लिखेंगे। इस प्रकार गोल सीक | Toyalue: बॉक्स इस प्रकार दिखायी पड़ेगा।

सॉल्वर का प्रयोग (Use of Solver)

डेटा टैब के सॉल्वर बटन पर क्लिक करें या एड इन टैब पर प्रीमियम सॉल्वर बटन पर क्लिक करें जिससे सॉल्वर पैरामीटर डायलाग बॉक्स दिखायी देगा। सेट उद्देश्य (या सेट लक्ष्य सेल) बॉक्स पर सेल F5 लिखें। Bchanging variable cell बॉक्स पर B4:E4 लिखें।

सॉल्वर ने समाधान पाया ऐसा संदेश परिणाम डायलॉग में दिखायी देगा। रिपोर्ट लिस्ट बॉक्स में Answer पर क्लिक करने पर आनसर रिपोर्ट दूसरी वर्कसीट पर इस प्रकार आ जाएगी।

त्रुटि मुक्त कार्यपत्रक (Error Free Worksheet) व्यापार में स्प्रेडशीट को अक्सर वित्तीय गणना करने के लिए उपयोग किया जाता है। त्रटियों के हात हुए वित्तीय कार्यपत्रक व्यापार की वित्तीय परेशानी का कारण बन सकता है, लेकिन दुर्भाग्य से स्प्रेडशीट केवल अपने निहित डिजाइन द्वारा त्रुटियों के लिए अतिसंवेदनशील होते हैं-कोई जानबूझ कर वर्कशीट में।त्रुटियाँ नहीं करता है। ये त्रुटियाँ अनजाने में हो जाती हैं जो किसी व्यवसाय के लिए बड़ी परेशानी का कारण बन सकती है। यदि वर्कसीट में त्रुटि हो या ये त्रुटियाँ लम्बे समय से बनी हुई हों तो गलत सूचनाओं के आधार पर निर्णय लिया जाएगा।

त्रुटियों के प्रकार (Types of Errors)

एक्सेल वर्कसीट में निम्न चार प्रकार की त्रुटियाँ हो सकती हैं

(1) सिन्टेक्स त्रुटि (Syntex Error)-यह त्रुटि तब होती है जब फॉर्मूला में गलत syntax का प्रयोग किया जाता है। उदाहरण के लिए किसी निवेश की वार्षिक चक्रवृद्धि दर की गणना के लिए IRR फॉर्मूले के प्रयोग के स्थान पर CAGR फॉर्मूला टाइप हो जाने पर एक्सेल गणना करने के स्थान पर #NAME प्रदर्शित करेगा। सभी त्रुटियों में से Syntex त्रुटि को आसानी से पता लगाया जा सकता है।

(2) लॉजिकल त्रुटि (Logical Error)-लॉजिकल त्रुटि किसी वर्कसीट में परिणाम तो दिखाता है लेकिन वह परिणाम नहीं है जिसकी आप आशा रखते हैं। यह त्रुटि तब पैदा होती है जब गलत फॉर्मूला तो लिखा जाए लेकिन वह तब भी वैध हो। उदाहरण के लिए किसी वित्तीय गणना में आवधिक ऋण के भुगतान करने के लिए ब्याज व मूलधन ज्ञात करना हो। इस स्थिति में आवधिक दर को कम करने के लिए 12 से विभाजित किया जाना चाहिए। ऐसा न करने पर 0.5% ब्याज दर के स्थान पर 6% का उपयोग करना होगा।

(3) रनटाइम त्रुटि (Runtime Error)-यह त्रुटि विशेष रूप से व्यापक है और इस त्रुटि का पता लगाना असम्भव है। यह त्रुटि निश्चित स्थितियों में ही उत्पन्न होती है। उदाहरण के लिए यह त्रुटि तब उत्पन्न होगी। जब किसी सेल को 0 से विभाजित किया जाता है। इस तरह की त्रुटि कभी-कभी होती है। रनटाइम त्रुटि आमतौर पर किसी कार्य के न होने का कारण है।

(4) उपयोगकर्ता त्रुटि (User Error)-यह त्रुटि तब उत्पन्न होती है जब उपयोगकर्ता गलती से वर्कसीट में कोई बदलाव कर देता है जिससे गलत परिणाम आते हैं। यह किसी वर्कसीट के फॉर्मूला सेल में गलत वैल्यू को लिख देने से होता है जिस कारण फॉर्मूला कोई गणना नहीं करता है और वर्कसीट गलत परिणाम देती है।

एक्सेल की कुछ अन्य त्रुटियाँ

  • # # # # # # स्तंभ पर्याप्त चौड़ा नहीं है जिससे मान प्रदर्शित हो सके।
  • # value गलत तर्क की और तर्कों के प्रकार और बनाना यकीन सन्दर्भ मान्य हैं।
  • # DIV/0 फॉर्मूला 0 से विभाजित करने के लिए प्रयास कर रहा है। फॉर्मूला शून्य से विभाजित नहींकरता।
  • #NAME? सुनिश्चित करें कि नाम मौजूद है या सही स्पेलिंग चेक करें।
  • #REF! एक्सेल संदर्भित सेल का पता नहीं लगा पा रहा है।
  • # NUM! नम्बर का गलत उपयोग किया गया है।
  • #NULL! टाइपिंग और सन्दर्भ त्रुटियों की जाँच करें।

एक्सेल के कुछ टूल्स की मदद से त्रुटियों के होने से बचा जा सकता है।

अपने सूत्र को सुरक्षित रखें (Protect Your Formula)

सूत्र और सेल में अंकों को सुरक्षित करके उपयोगकर्ता के द्वारा त्रटियों से बचा जा सकता है। जब किसा वर्कशीट को संरक्षित कर लिया जाता है तो उपयोगकर्ता को वर्कसीट प्रयोग करने से पहले अनलॉक करना होगा।

ऐसा करने के लिए, Excel 2007 में होम टैब से फार्मेट मेनू का चयन करें और लॉक सेल को चुन।

जब यह कार्य हो जाए, होम टैब से फॉर्मेट मेन का चयन करें और प्रॉटेक्ट शीट का चयन करें। प्रटिक्ट शीट डायलॉग बॉक्स में पासवर्ड का चयन करें। एक बार यह हो जाए तो उपयोगकर्ता कोई भी बदलाव नहीं कर सकता है।

डाटा क्षेत्रों का प्रयोग करें (Use Data Area) बेहतर कार्यपत्रकों को डिजाइन करने की एक विधि यह है कि सूत्रों से चर मूल्यों और स्थिरांक को निकाल कर वर्कशीट पर स्थान पर रख दें। उदाहरण के लिए यदि 6% ब्याज दर है तो इसको फॉर्मूला में न रख कर किसी अलग डेटा एरिया में ले जाकर उस सेल को ब्याज – लेबिल के रूप में लिख देना है।

मान्य डेटा का प्रयोग करें (Use Data Vali-NRAAIADERLADAJI.Com dation) एक्सेल डेटा मान्यता उपकरण अमान्य डेटा को प्रवेश करने से रोकने का एक और तरीका है। इस तरीके से उपयोगकर्ता सेल में उचित डेटा को रखता है।

(Worksheet) वर्कशीट में डेटा मान्यता  (Validation) नियम स्थापित करने के लिए, उन सेलो को चयन कर लेते हैं जिसमें डेटा मान्यता लगाना हो। एक्सेल में डेटा मीन में जा Data कर डेटा मान्यता (Validation) चुनते हैं, डेटा  मान्यता संवाद (Data Validation dialog) प्रकट होता है, सेटिंग्स टैब में क्लिक करके, डेटा की अधिकतम व न्यूनतम मूल्य को सीमित करने पर उपयोगकर्ता अब सेल में अधिकतम व न्यूनतम मूल्य के अतिरिक्त किसी भी अंकों को इनपुट नहीं कर सकता है जैसे ही कोई गलत डेटा इनपुट होता है वैसे ही चेतावनी संवाद प्रकट होता है।

एक्सेल ( Excel Error Checking ) जब जटिल वर्कशीट बनायी जा रही हो तो एक्सेल यह सनिश्चित करले कि फॉर्मला सही है। एक्सेल के पाय त्रुटि की शृंखला है जिसे इनेबल व डिसेबल किया जा सकता है। कोई त्रुटि चैकिंग नियम में एक्सेल नौ व्यक्तिगत टि जाँच विकल्पों में से किसी एक या अधिक का चुनाव कर सकता है।

अगर कोई समस्या होती है तो एक्सेल सेल के ऊपर बाईं ओर कोने में हरे रंग का छोटा निशान दिखाता है।

समस्या सेल को पता लगाना (Find Problem Cell) एक्सेल त्रुटियों को पता लगाने के लिए कुछ अन्य प्रकार की सुविधाएँ प्रदान करता है उदाहरण के लिए यदि आपको संदेह हो कि उपयोगकर्ता ने किसी कार्यपत्रक के सेल में वैल्यू को बदल दिया हो या फॉर्मूला को किसी नम्बर के साथ बदल दिया गया है, उस क्षेत्र को चयन करके समस्या का पता लगाया जा सकता है। किसी फॉर्मूला सेल और होम टेब में क्लिक करके Find & select को चुनें व Go to special को सैलेक्ट करें। इस प्रकार एक्सेल सभी फॉर्मूला सेल को उजागर (highlight) कर देगा। इस प्रकार सेल का पता चल जाएगा।

एक्सेल के पास अंकेक्षण टूल्स भी है जिसके द्वारा सेल को चेक किया जा सकता है। फॉर्मूला टेब पर Trace precedent और Trace Dependent का प्रयोग किया जा सकता है।

अपने काम का परीक्षण (Self Test Checking) कार्यपत्रकों के बनने के बाद, वर्कशीट के आये हुए परिणाम को सम्भावित मानों से तुलना कर लेना चाहिए। अन्य मामलों में एक्सेल वर्कशीट के आये हुए वैल्यू सही हैं कि नहीं इसकी जाँच किसी अन्य प्रोग्राम के उपयोग से कर लेनी चाहिए। वर्कशीट वितरण से पहले अच्छी तरह से अपने कार्यपत्रक सूत्र परिणामों की जाँच करें।

विंग्स एकाउन्टिंग सॉफ्टवेयर (Wings Accounting Software) Wings अगली पीढ़ी का व्यापारिक सॉफ्टवेयर है जो व्यवसाय का प्रबंधन करने में मदद करता है। Wings सर्वश्रेष्ठ सुविधाओं, उपकरणों और उपयोगिताओं को प्रदान करता है। इन सुविधाओं से व्यवसाय की प्रबंधन क्षमता और उत्पादकता में सुधार लाने में मदद मिल जाती है। यह व्यवसाय के हर पहलू की देखभाल करने के लिए एक विश्वस्तरीय उद्यम समाधान प्रदान करते हैं।

वास्तव में वेब आधारित Wings के साथ, इस प्रणाली में सभी शाखाओं और टीमों से जुड़ सकते हैं तथा शाखाओं, कारखानों, गोदामों, घर, होटल के कमरे या अपनी कार से लेखांकन प्रणाली से कनेक्ट रह सकते हैं। इसमें बेहतर निर्णय लेने के लिए, सिस्टम से बेहतर डेटा प्राप्त कर सकते हैं। Wings में पेरोल के साथ अचल सम्पत्ति, खुदरा और अन्य कार्यों का लेखा एकीकृत रूप में देखा जा सकता है। Wings को बेहतर निर्णय लेने में मदद अपने व्यापार और अधिकतम लाभ विकसित करने के लिए डिजाइन किया गया है।

विंग्स की विशेषताएँ (Features of Wings 2013)

विंग्स की विशेषताएँ निम्न प्रकार से हैं

मोबाइल पर विंग्स (Wings on Mobile)-कहीं से भी व्यापार में जुड़े रहने के लिए मोबाइल उपकरणों के द्वारा Wings 2013 का प्रयोग कर सकते हैं।

डैशबोर्ड (Dash Board)-Wings डैशबोर्ड के साथ व्यापार को चला सकते हैं। यह तुरन्त जानकारी, और कारोबार का प्रबंधन करने में मदद करता है।

रिपोर्ट डिजाइनर (Report Designer)-Wings का उपयोग करके रिपोर्ट को आसानी से तैयार किया जा सकता है।

ग्राफ डिजाइनर (Graph Designer)-एक तस्वीर हजार शब्दों के बराबर होती है। Wings पर सभी रिपोर्टों को विभिन्न प्रकार के चार्ट या रेखांकन के रूप में जैसे रेखा, पाई और बार चार्ट में लिया जा सकता है।

प्रपत्र डिजाइनर-प्रपत्र डिजाइनर चालान, चेक, दस्तावेजों, लेबल और रिपोर्ट के लिए टेम्पलेटस डिजाइन करने में मदद करता है।

लेबल डिजाइनर (Label Designer)-उत्पाद लेबल, बारकोड, मूल्य टैग आदि की Wings के माध्यम से डिजाइन तैयार की जा सकती है।

एसएमएस (SMS)-लेन-देन करने या रिपोर्ट बनाने में कर्मचारियों, ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं आदि को एसएमएस भेज सकते हैं।

भूमिका आधारित उपयोगकर्ता अधिकार (Role Based user Rights)-Wings उपयोगकर्ता को वैश्विक वातावरण में सुरक्षा सुनिश्चित करता है। Wings भीतर और बाहर दोनों तरफ से डेटा को सुरक्षित करता है।

बहु मुद्रा (Multi Currency)-Wings पूर्ण बहुमुद्रा आपरेशनों का समर्थन करता है। यह लेन-देन करते समय कई मुद्राओं में अपने डेटा को बनाए रखने के लिए सक्षम बनाता है।

एक कम्पनी बनाना (create a company)-निम्न चरणों द्वारा कम्पनी का निर्माण किया जा सकता है।

1 ओपन विंग्स

Start>Program >Wings>Wings2013 Single User

2. मुख्य विंडो में, कम्पनियों अनुभाग प्रबंधन के अर्न्तगत एक नई कम्पनी बनाने के लिए चनें।।

  • लॉग इन नेम : कम्पनी के लॉग इन नाम को इनपुट करें। लॉग इन नाम में अद्वितीय (unique) होता है। दो कम्पनियों में एक ही लॉग इन नाम साझा नहीं कर सकते हैं।
  • कम्पनी का नाम : इस क्षेत्र में कम्पनी का नाम पूर्ण रूप से लिखा जाता है। इसका इस्तेमाल चालान आदि में छपाई के लिए किया जाता है।
  • वित्तीय वर्ष : वित्तीय वर्ष की शुरुआत और समाप्ति तिथियाँ चुनी जाती हैं।

सुपर प्रयोक्ता पासवर्ड इन क्षेत्रों में सुपर उपयोगकर्ता पासवर्ड को लिखा जाता है। डिफॉल्ट रूप से.लॉगिन नाम सुपर उपयोगकर्ता होता है। पासवर्ड खो गया तो डेटा भी नहीं मिलेगा।

Next बटन पर क्लिक करें।

इसके बाद कुछ क्षणों के बाद कम्पनी बन जाएगी।

कम्पनी में लॉग इन करना (Company Log in)

एक कम्पनी में प्रवेश करने के लिए, इन चरणों का पालन करते हैं

  1. Start>Program files /Wings/wings Single user
  2. हाल ही में कम्पनियों की सूची में कम्पनी के नाम पर क्लिक करें।
  3. लॉग इन विंडो में, अग्रलिखित विवरण दर्ज करें

कम्पनी का नाम : कम्पनी का नाम डिफॉल्ट रूप से प्रकट होता है। जिस कम्पनी में प्रवेश करना चाहते हैं, तो उसका नाम यहाँ बदल सकते हैं।

उपयोगकर्ता नाम : इस क्षेत्र में सुपर उपयोगकर्ता के नाम लिखें। पासवर्ड: कम्पनी के निर्माण के समय पर निर्दिष्ट किये गये पासवर्ड को लिखें।

  1. कम्पनी में प्रवेश के लिए सबमिट बटन पर क्लिक करें।

खातों के चार्ट में ग्रुप को जोड़ना (Add Group in Chart of Accounts)

एक समूह जोड़ने के लिए, इन चरणों को ध्यान दें

  1. आप नया समूह बनाना चाहते हैं जिसके तहत समूह चुनें।
  2. नई नोड पर क्लिक करें। ॥
  3. प्रदर्शित होने वाली विंडो में, समूह का नाम दर्ज करें। कृपया ध्यान दें कि आप एक ही नाम से एक से अधिक समूह नहीं बना सकते हैं।

नया खाता बनाना (Create New Account) एक नया खाता बनाने के लिए, इन चरणों का पालन करें।

  1. मेनू (मास्टर्स/लेखा चार्ट) से खातों के चार्ट को खोलें।
  2. उस समूह को चुनें जिसमें नया खाता बनाना चाहते हैं। टूल्सट्रिप में NEW मास्टर पर क्लिक करें। वैकल्पिक रूप से, समूह पर राइट क्लिक करें और NEW मास्टर चुन सकते हैं।
  3. प्रदर्शित होने वाली विंडो में, इन विवरण को लिखें।

नया खाताइस क्षेत्र में खाते के नाम दर्ज करें। नोड: डिफॉल्ट रूप से, आपके द्वारा चयनित नोड इस क्षेत्र में दिखाई देता है। यदि आप चाहें तो आप इसे बदल सकते हैं। समाप्त करने के लिए Save पर क्लिक करें। नीचे बैलेंस शीट और लाभ और हानि खाता प्रकार की एक सूची है

    • बैलेंस शीट खाता प्रकार
    • संचित मूल्यास
    • बैंक खाता कैपिटल
    • नकद
    • हाथ में चेक
    • समापन स्टॉक (एसेट)
    • क्रेडिट कार्ड कम्पनियाँ
    • वर्तमान एसेट्स
    • वर्तमान देयताएँ
    • ग्राहक
    • जमा
    • अचल सम्पत्ति
    • निवेश
    • शुरुआती स्टॉक (एसेट)
    • प्रावधान
    • भंडार और अधिशेष
    • सुरक्षित ऋण
    • आपूर्तिकर्ता
    • टैक्स इनपुट क्रेडिट
    • खरीद पर टैक्स
    • बिक्री पर टैक्स
    • टैक्स एडवांस में भुगतान किया
    • टीडीएस Unsecured ऋण द्वारा काटा गया
    • लाभ और हानि खाता प्रकार
    • प्रशासनिक व्यय
    • अप्रोप्रिएशन
    • समापन स्टॉक आय,
    • मूल्यास
    • डिस्काउण्ट लेखा
    • वित्तीय व्यय
    • आयकर
    • इंटर ब्रांच खरीद
    • इंटर ब्रांच बिक्री
    • विनिर्माण व्यय
    • शुरुआती स्टॉक व्यय
    • अन्य आय
    • खरीद रिटर्न
    • खरीद
    • बिक्री
    • बिक्री आमदनी
    • बेचना और वितरण व्यय
    • टैक्स व्यय
    • ट्रेडिंग व्यय,
    • प्राप्ति लेनदेन (Receipts Transaction)

प्राप्ति लेनदेन स्क्रीन, नकद या चेक में ग्राहकों की प्राप्तियों को रिकॉर्ड करने की अनुमति प्रदान करता है। प्राप्तियों को लिखने के लिए निम्न चरणों का अनुपालन करना होगा

(1) प्राप्ति लेनदेन स्क्रीन को खोलना (Transactions > Receipts)-लेन-देन स्क्रीन में निम्न विवरण को भरें

कैश/बैंक खाता-प्राप्ति के लिए खाता का चुनाव करें। नकद प्राप्ति के लिए नकद खाता व बैंक प्राप्ति के लिए बैंक खाता को चुनें। यह फील्ड अनिवार्य है।

टिप्पणीइस क्षेत्र में पूरे लेन-देन के लिए टिप्पणी को दर्ज करें। यह क्षेत्र वैकल्पिक है। राशि-इसमें प्राप्त की जाने वाली राशि को लिखा जाता है। यह फील्ड अनिवार्य है।

भुगतान लेन-देन-भुगतान लेन-देन स्क्रीन पर नकद या चेक के माध्यम से भुगतान किये जाने पर रिकॉर्ड करने की अनुमति प्रदान करता है। भुगतान को लिखने के लिए निम्नलिखित चरणों का अनुपालन करना होगा।

(2) भुगतान लेनदेन स्क्रीन को खोलना (Transactions > Payments)-लेन-देन स्क्रीन में निम्न विवरण को भरें

तारीखलेन-देन की तारीख लिखना। डिफॉल्ट में सिस्टम की तारीख लिख जाएगी।

कैश/बैंक खाता-भुगतान के लिए खाता का चुनाव करें। नकद भुगतान के लिए नकद खाता व बैंक भुगतान के लिए बैंक खाता को चुनें। यह फील्ड अनिवार्य है।

टिप्पणीइस क्षेत्र में पूरे लेन-देन के लिए टिप्पणी को दर्ज करें। यह क्षेत्र वैकल्पिक है।

राशि इसमें भुगतान की जाने वाली राशि को लिखा जाता है। यह फील्ड अनिवार्य है।

क्रयदेनक्रय लेन-देन स्क्रीन वस्तुओं और सेवाओं को क्रय करने के लिए रिकॉर्ड करने की अनुमति देता है। इस स्क्रीन में नकद व क्रेडिट क्रय दोनों को रिकॉर्ड किया जा सकता है। वस्तओं और सेवाओं के क्रय विवरण को लिखने में निम्न चरणों का अनपालन करना होगा।

क्रय लेनदेन स्क्रीन को खोलना (Transactions > Purchase)-क्रय लेन-देन स्क्रान म अग्र विवरण को भरें

तारीखलेन-देन की तारीख लिखना। डिफॉल्ट में सिस्टम की तारीख लिख जाएगी।

पार्टी खाताउधार क्रय करने पर पार्टी को चुनें। यदि नकद क्रय किया हो तो नकद या बैंक खाता को चुनें। यह फील्ड अनिवार्य है।

क्रय खाताइस क्षेत्र में क्रय खाते को चुनें। यह फील्ड अनिवार्य है।

टिप्पणीइस क्षेत्र में पूरे लेन-देन के लिए टिप्पणी को दर्ज करें यह क्षेत्र वैकल्पिक है।

मात्राइस क्षेत्र में खरीदी हुई मात्रा को लिखें। यह फील्ड अनिवार्य है।

छूटयदि कोई प्राप्त छूट हो तो लिखें। यह फील्ड वैकल्पिक है।

टैक्स राशिटैक्स राशि की गणना की जाती है।

विक्रय लेनदेन-विक्रय लेन-देन स्क्रीन वस्तुओं और सेवाओं को विक्रय करने के रिकॉर्ड करने की अनुमति देता है। इस स्क्रीन में नकद व क्रेडिट विक्रय दोनों को रिकॉर्ड किया जा सकता है।

वस्तुओं और सेवाओं के विक्रय विवरण को लिखने में निम्न चरणों का अनुपालन करना होगाविक्रय लेन-देन स्क्रीन को खोलना (Transactions> Sales)

विक्रय लेन-देन स्क्रीन में निम्न विवरण को भरें

तारीख-लेन-देन की तारीख लिखना। डिफॉल्ट में सिस्टम की तारीख लिख जाएगी।

पार्टी खाताउधार विक्रय करने पर पार्टी को चुनें। यदि नकद विक्रय किया हो तो नकद या बैंक खाता को चुनें। यह फील्ड अनिवार्य है।

व्रिकय खाताइस क्षेत्र में विक्रय खाता को चुनें। यह फील्ड अनिवार्य है। मी इस क्षेत्र में पूरे लेन-देन के लिए

टिप्पणी को दर्ज करें। यह क्षेत्र वैकल्पिक है।

मात्रा इस क्षेत्र में विक्रय हुई मात्रा को लिखें। यह फील्ड अनिवार्य है।

chetansati

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