BCom 3rd Year Computer Based Business Application Study Material Notes in Hindi ( Part 2)

BCom 3rd Year Computer Based Business Application Study Material Notes in Hindi ( Part 2) Remote Access  Internal Backup Tally Vault accounts With Inventory Sales Voucher  Hardware Software Difference Between Indexing and Sorting Information Technology Business Application ( Most Important Notes For BCom 3rd Year Students )

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छूट-यदि कोई छूट दी जाती है तो उसे लिखें। यह फील्ड वैकल्पिक है

टैक्स राशि-टैक्स राशि की गणना की जाती है।

Tally-ERP9-दुनिया की सबसे तेज और सबसे शक्तिशाली समवर्ती बहुभाषी व्यापार लेखांकन और हरी प्रबंधन सॉफ्टवेयर है। छोटे और मध्यम कारोबार की जरूरतों को पूरा करने के लिए इसे विशेष रूप से डिजाइन किया गया है। Tally-ERP 9 एक पूरी तरह से एकीकृत, सस्ती और अत्यधिक विश्वसनीय सॉफ्टवेयर है। Tally-ERP 9 को बिक्री, वित्त, क्रय, सूची और विनिर्माण स्वचालित डिजाइन किया गया है। शक्तिशाली नई सविधाओं और बढ़ाया एमआईएस के साथ संयुक्त Tally-ERP9 लागत प्रभावी कार्य से सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को आसान बनाने में मदद करता है।

Tally-ERP 9 की मुख्य विशेषताएँ (Salient Features of Tally-ERP 9)

प्रमुख एकाउन्टिंग पैकेज (Leading Accounting Packages)

टैली का पहला संस्करण 1988 में जारी किया गया था। निरन्तर विकास के माध्यम से टैली ने एक चौथाई मिलियन ग्राहकों से अधिक के साथ, दुनिया भर में अग्रणी लेखांकन सॉफ्टवेयरों में जगह बना ली है। टैली की बाजार हिस्सेदारी 90% से अधिक है। कोई लेखांकन कोड न होना (No Accounting Codes) Tally-ERP 9 में कोई लेखा कोड की अवधारणा की आवश्यकता नहीं होती है। Tally-ERP 9 में उपयोगकर्ताओं को डेटा आइटम को सादे अंग्रेजी के सार्थक नाम द्वारा आबंटित करने की स्वतन्त्रता है। एकीकृत/गैर एकीकृत लेखांकन और इनवेन्टरी (Integrated/Non Integrated Accounting and Inventory)

Tally-ERP9 के साथ, उपयोगकर्ता इनवेन्टरी के साथ लेखा और इनवेन्टरी के बीच चयन करने में सक्षम होता है। इनवेन्टरी के साथ लेखांकन को चुने जाने पर उपयोगकर्ता इसे एकीकृत या गैर एकीकृत चुन सकते हैं।

लचीला और आसान उपयोग (Flexible & Easy To Use)

Tally-ERP 9 बहुत लचीला है। यह किसी भी व्यापार की जरूरत के लिए अनुकूलित हो सकते हैं।

Tally-ERP 9 को प्रयोग करने के लिए व्यापार चलाने की प्रक्रिया बदलने की जरूरत नहीं है। गति (Speed)

Tally-ERP 9 प्रबंधन को समग्र उत्पादकता और कम्पनी के विकास के लिए समय पर और सही निर्णय लेने में मदद करता है जो तत्काल और सही रिपोर्ट उत्पन्न करने की क्षमता प्रदान करता है। लचीलापन (Flexible)

Tally-ERP 9 किसी भी अवधि (माह/वर्ष) के लिए रिपोर्टों को बनाने में या एक ही कम्पनी के लेखांकन और इन्वेंटरी रिपोर्टों को बना सकता।

समवर्ती बहुभाषी क्षमता (Concurrent Multi Lingual Capability)

Tally-ERP 9 किसी भी भारतीय भाषा में अपने खातों को बनाए रखने के लिए और अन्य भाषा में उन्हें देखने और किसी अन्य भारतीय भाषा में उन्हें प्रिंट करने की क्षमता प्रदान करता है।

बहुमुखी प्रतिभा (Versatility) Tally-ERP9 छोटी-सी किराने की दुकानों से अन्तर्राष्ट्रीय स्थानों और बड़े निगमों के कार्यों को करने के लिए उपयुक्त है।

बहुमंच उपलब्धता (Multi Platform Availability) ___ Tally-ERP 9 विंडोज 95, 98, ME, 2000 और NT, XP , VISTA , Windows 8 पर उपलब्ध है।

ऑनलाइन मदद (Online Help)

Tally-ERP 9 पर बुनियादी और उन्नत सुविधाओं या किसी भी अन्य प्रासंगिक विषय सहायता प्रदान करने के लिए ऑनलाइन मदद (ऑल्ट + एच) बटन उपलब्ध कराता है।

टेला नेट (Tally-NET)-दूरस्थ उपयोगकर्ता डेटा को कॉपी/ग्णानान्तरित के बिना हा त्रा

के बिना ही ग्राहक डेटा का उपयोग कर सकते हैं।

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रिमोट एक्सेस (Remote Access)

Tally-ERP 9 कहीं भी और किसी भी समय पर डेटा का उपयोग करने के लिए दूरदराज क्षमता प्रदाय करता है।

सहायता केन्द्र (Support Centre)

उपयोगकर्ता सीधे Tally-ERP 9 के Product के कार्यात्मक और तकनीकी पहलुओं पर प्रश्नों की पोस्ट करने की अनुमति देता है।

लेखा परीक्षक के संस्करण (Auditor’s Edition) ___Tally-ERP 9 लेखा परीक्षकों को विशेष अंकेक्षण संस्करण प्रदान करता है जो चार्टर्ड एकाउंटेंट्स की क्षमताओं को बढ़ाता है।

सरल और तेजी से स्थापना (Simple & Rapid Installation)

Tally-ERP 9 एक सरल, मेन चालित प्रक्रिया है। उपयोगकर्ता किसी भी ड्राइव पर प्रोग्राम फाइलों में स्थापित कर सकते हैं। उपयोगकर्ता नाम और प्रोग्राम फाइलों की निर्देशिका स्थान भी निर्दिष्ट कर सकता असीमित बह उपयोगकर्ता (Unlimited Multi User Support)

Tally-ERP 9 की बहु उपयोगकर्ता संस्करण को नेटवर्क पर स्थापित किया जा सकता है।

आन्तरिक बैकअप/रीस्टोर (Internal Backup/Restore) _Tally-ERP 9 में उपयोगकर्ता के अनुकूल बैकअप और रीस्टोर’ विकल्प है। यह उपयोगकर्ता को एक या एक से अधिक कम्पनियों या सभी कम्पनियों के लिए हार्ड डिस्क में या किसी भी बाहरी मीडिया में बैकअप लेने के लिए मदद करता है।

उच्च सुरक्षा का स्तर (High Security Level)

Tally-ERP 9 सुरक्षा के उच्च स्तर प्रदान करता है। उपयोगकर्ता अपनी जरूरतों के हिसाब से सरक्षा के कई स्तरों का प्रयोग कर सकता है। कम्पनी की विशिष्ट सुविधाओं को उपयोग करने के अधिकार के साथ, एक व्यक्ति के पास उसका पासवर्ड हो सकता है। व्यवस्थापक स्तर के पासवर्ड के साथ उपयोगकर्ता नियन्त्रण स्थापित कर सकते हैं।

टैली ऑडिट (Tally Audit)

Tally-ERP 9 ऑडिट सुविधा के साथ व्यवस्थापक अधिकार उपयोगकर्ता को प्रदान करता है और उपयोगकर्ताओं द्वारा बनाई गई प्रविष्टियों की जाँच और इन प्रविष्टियों को बदलने की क्षमता भी अधिकृत करता है। Tally-ERP 9 में उपयोगकर्ता ने प्रविष्टि को बदल दिया है। उस उपयोगकर्ता के नाम के साथ-साथ तारीख और समय को प्रदर्शित करता है।

टेली वाल्ट (Tally Vault)

Tally-ERP 9 Tally Vault नामक एक डेटा एन्क्रिप्शन विकल्प प्रदान करता है। वैध Tally Vault पासवर्ड के बिना, डेटा तक पहुँचा नहीं जा सकता है। Tally-ERP 9 डेस (डेटा एन्क्रिप्शन स्टैंडर्ड) डेटा का रक्षा के लिए एन्क्रिप्शन विधि का अनुपालन करता है।

प्रत्यक्ष वेब ब्राउजर का उपयोग-Tally-ERP 9 पर काम करते हए. उपयोगकर्ता सीधे टैली वेबसाइट पर लॉग ऑन कर सकता है। उपयोगकर्ता Tally-ERP 9 द्वारा दी गयी सभी सविधाएँ व नवीनतम रिलीज को डाउनलोड कर सकते हैं।

ई-मेल सुविधा (E-mail Facility)

Tally-ERP 9 रिपोर्ट या दस्तावेज की मेलिंग की सुविधा प्रदान करता है।

बहुभाषी क्षमता (Multilingual Capability) बनिया का पहला बहुभाषा क्षमता वाला लेखांकन और इन्वेंटरी सॉफ्टवेयर है। वर्तमान में Tally भाषाओं में फैली हुई है जो नौ भारतीय भाषाओं (हिंदी, गुजराती, पंजाबी, तमिल, तेलुगू, मराठी,भाषाओं में फैली हुई है जो नौ भारतीय भाषा शामिल कन्नड़, मलयालम और बंगाली), बहासा मेलायू और बहासा इंडोनेशिया Tally-ERP 9 किसी एक भाषा में डेटा को इनपुट करता है और यह विभिन्न भाषाओं में अनुवाद कर देता है।

टैली एक विन्डोस आधारित प्रोग्राम है। टैली को चलाने के लिए टैली स्क्रीन के तीन भाग होते हैं

1. वर्कभाग, 2. कैलकुलेटर, 3. बटन।

नई कम्पनी बनाना-टैली स्क्रीन के वर्क एरिया के दाएं भाग में मेनू दिखेगा जिसमें विकल्प को चुनें। टैली में कार्य करने के लिए सबसे पहले नई कम्पनी बनानी होगी।

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Company Info मेनू में  Create Company  विक्लप को चुनने के बाद Company Creation को  सेक्रीन दिखायी पडेंगी । इस स्क्रीन में कम्पनी की सूचनाएँ भरते हैं ।

Name-कम्पनी का संक्षिप्त नाम लिखा जाता है।

Mailing Name & Address-इसके अन्तर्गत कम्पनी का सम्पूर्ण नाम व पता को लिखा जाता है।

Company Details-इसके अन्तर्गत कम्पनी के नोट का चिन्ह क्या होगा। कम्पनी अपने खातों का विवरण निम्न किस प्रकार देगी।

1. Accounts only
2. Inventory only
3. Accounts with inventory

Financial Year-कम्पनी का वित्तीय वर्ष कब से शुरू हो रहा है।

इन सभी सूचनाओं को लिखने के बाद एण्टर की का उपयोग करके company creation स्क्रीन से बाहर आ जायेंगे।

बैलेंसशीट देखना (See Balance Sheet)

कम्पनी की बैलेंसशीट देखने के लिए Gateway of tally मेन्यू में Balance Sheet विकल्प को चुनें। अगर बैलेंसशीट के दायित्व व सम्पत्ति पक्ष के किसी खाता के बारे में विस्तृत जानकारी चाहते हैं तो उस खाते को चुनें व एण्टर की को दबाते रहें। इस प्रकार विस्तत जानकारी प्राप्त हो जाएगी। यदि बैलन्सशीट को विस्तार से देखना चाहते हैं तो Alt +f1 को एक साथ दबायें। स्क्रीन पर दिख रहे वित्तीय विवरण का प्रिंट निकालने के लिए Alt + P को एक साथ दबायें।=

लाभ-हानि देखना (See Profit and Loss)

कमप्नी की बैलेंसशीट की तरह लाभ-हानि देखने के लिए Gateway of tally मेन्यू में Profit & विकल्प को चनें। यदि लाभ हानि को विस्तार से देखना चाहते हैं तो Alt+f को एक साथ दबायें। स्क्रीन रहे वित्तीय विवरण का प्रिट निकालने के लिए Alt + P को एक साथ दबायें।

अवधि पेरोल भुगतान में कर्मचारियों से ली गई सेवाओं के बदले वैधानिक व गैर-वैधानिक कटौती के बाद शर्त कम्पनी की नीति के अनुरूप होती है, भुगतान करने की प्रक्रिया है। कुशल पेरोल भुगतान प्रणाली त्रुटि मुक्त, सही समय पर कर्मचारी को भुगतान करने की सुविधा है ।

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में इसके उपयोग

4. स्टॉक आइटम, दर को चुनें।

5. टैक्स बही को चुनते ही टैक्स राशि की गणना अपने आप हो जाती है।

6. सभी आवश्यक जानकारी देने के बाद इन्टर key को दबायें और सेव करें।

Payment voucher को निम्न तरीकों से बनाया जा सकता है

1 Gateway of Tally> Accounting voucher

2 F5 बटन को दबायें।

3. By फील्ड में पार्टी के खाते का नाम चुनें।

4. To फील्ड में बैक लेजर या कैश को चुनें और प्राप्त राशि को भरकर इन्टर key दबायें।

5 दोबारा इन्टर key को दबायें और सेव करें।

डेटाबेस (Database)

इसके फाइल ऑर्गनाइजेशन पर ध्यान दिए बिना एक डेटाबेस सिस्टम में कई अवयव शामिल होते हैं, जो सामूहिक रूप से इसे निश्चित सुस्पष्ट, विशिष्ट विशेषताएँ देते हैं। जी एम स्कॉट द्वारा दी गई डेटाबेस की ठीक-ठीक परिभाषा निम्न है

“डेटाबेस एक कम्प्यूटर फाइल सिस्टम है, जो व्यक्तिगत रिकॉर्ड्स को तेजी से अपडेट, सम्बन्धित रिकॉर्ड्स का साथ-साथ अपडेशन, सभी रिकॉर्ड्स तक सभी एप्लीकेशन्स प्रोग्राम्स की आसान पहुँच, सभी स्टोर किए गए डेटा जो खास रुटीन रिपोर्ट या इन्क्वायरी या स्पेशल परपज रिपोर्ट या इन्क्वायरी जिन्हें एक साथ लाया जाना हो, तक तेज पहुँच की सुविधा हेतु एक विशेष फाइल ऑर्गनाइजेशन का प्रयोग करता है।” ‘सभी एप्लीकेशन्स प्रोग्राम्स द्वारा समस्त रिकॉर्ड्स तक सरल पहुँच’ का अर्थ है कि स्टैंडर्ड डेटा डेफिनिशन्स एवं रिकॉर्ड फॉरमेट, उदाहरणार्थ, एक पेरौल एप्लीकेशन्स प्रोग्राम को इम्प्लाई नम्बर एवं उनके बारे में डेटाबेस के परसोनेल सेक्शन से डेटा तक पहुँचने की अनुमति देता है। इसमें यह भी निहित है कि वर्क फोर्स प्लानिंग प्रोग्राम्स डेटाबेस के पेरौल सेक्शन से पेरेंट्स तक एवं परसोनेल सेक्शन से इम्प्लाईज स्किल्स तक पहुँच सकते हैं। डेटाबेस के अभाव में प्रत्येक एप्लीकेशन प्रोग्राम डेटा तक केवल अपनी फाइल से पहुँच पायेगा। सभी स्टोर किए गए डेटा तक रैपिड एक्सेस (तेज पहुँच)’ के लिए ‘रुटीन रिपोर्ट या इंक्वायरी’ की आवश्यकता होती है। एकाउटिंग पीरियड की समाप्ति के बाद और बहुधा अवधि के दौरान जब इसके लिए प्रार्थना की गई हो, रुटीन रिपोर्ट्स को तेजी से उपलब्ध कराया जा सकता है। यदि ट्रान्जेक्शन्स की प्रोसेसिंग को अपडेट रखा गया हो। यह इसलिए सम्भव है कि अवधि के अंत में ट्रांसफर फाइल प्रोसेसिंग की आवश्यकता नहीं होती और इसलिए भी कि एक डेटाबेस में रिपोर्ट्स का डेटा समराइजेशन (summarization) पूर्णतया स्वचालित है। दूसरे शब्दों में, कम समय में समाप्त प्रोसेसिंग की आवश्यकता है। इसी तरह, फाइल्स से रुटीन रूप में इंक्वायरी की जा सकती है। उदाहरण के लिए, यह जानने के लिए कि क्या कोई उत्पाद विशेष तुरन्त शिपमेंट के लिए उपलब्ध है। ‘स्पेशल परपज रिपोर्ट या इंक्वायरी’ के सन्दर्भ में रेपिड एक्सेस का अर्थ है कि मैनेजर्स द्वारा फाइल्स में अनपेक्षित इंक्वायरीज के लिए रिकॉर्ड्स को लगातार अद्यतन किया जाता है। डेटाबेस फाइल्स की संरचना, अनपेक्षित समस्याओं के बारे में रिपोर्ट तैयार करने के लिए स्पेशल प्रोग्राम्स के रैपिड डेवलपमेंट की सुविधा देती है।

DBMS के पार्ट्स (Parts of DBMS)-डेटाबेस एवं DBMS सॉफ्टवेयर दोनों डेटाबेस सिस्टम कहलाते हैं। एक डेटाबेस सिस्टम में चार भाग होते हैं-डेटा, हार्डवेयर, सॉफ्टवेयर एवं यूजर्स, जो एक प्रभावशाली डेटा बेस सिस्टम बनाने को आपस में समन्वय करते हैं।

डेटा (Data)-सिस्टम का एक महत्वपूर्ण अवयव होने के कारण, अधिकतर ऑर्गनाइजेशन के रूप में डेटा जनरेट, स्टोर एवं प्रोसेस करते हैं। डेटा, मशीन पार्ट्स अर्थात् हार्डवेयर एवं सॉफ्टवेयर एवं यूजर्स के बीच पुल का कार्य करता है जो इस तक सीधे या कुछ एप्लीकेशन्स प्रोग्राम्स के जरिए पहुँचते हैं। सिस्टम में स्टोर डेटा एक या अधिक डेटाबेस में बाँटा गया है। डेटाबेस स्टोर किए गये डेटा का भंडार है। सामान्य रूप में, यह इंटीग्रेटेड एवं बोअर्ड दोनों हैं। इंटीग्रेटेड, का अर्थ है कि डेटाबेस कई, एक तरह से भिन्न डेटा फाइल्स का एकीकरण है। डेटाबेस में डेटा के वैयक्तिक अंश कई विभिन्न यूजर्स के बीच शेयर किए जा सकते हैं, इस अर्थ में कि प्रत्येक की डेटा के समान खण्ड तक पहुँच हो सकती है। ऐसी हिस्सेदारी वास्तव में इस तथ्य का परिणाम है कि डेटाबेस इंटीग्रेटेड (एकीकृत) है।

हार्डवेयर (Hardware)-हार्डवेयर सेकन्डरी स्टोरेज डिवाइस, जैसे मैग्नेटिक डिस्क (हार्ड डिस्क.जिप डिस्क. फ्लॉपी डिस्क),ऑप्टीकल डिस्क (CD ROM) मैग्नेटिक टेप्स आदि जिस पर I/O डिवाइसेज (माउस, कीबोर्ड प्रिन्टर्स) प्रोसेसर्स, मैन मेमोरी आदि जिन्हें कि तेज एवं कुशलतापूर्ण तरीके से डेटा स्टोर एवं रिटीव करने के लिए प्रयोग किया जाता है, से बना है, क्योंकि डेटाबेस की रेन्ज, एक सिंगल यूजर से लेकर डेस्कटॉप कम्प्यूटर जो कि मैनफ्रेम पर हैं जिनके कि हजारों यूजर्स हैं, तक है। इसलिए वांछित डेटाबेस के लिए उचित हार्डवेयर डिवाइसेज चुनने के लिए उचित सावधानी की आवश्यकता है। हार्डवेयर सेकन्डरी स्टोरेज वॉल्यूम्स, डिस्क्स, डम्स, आदि जिन पर डेटाबेस स्थित है, साथ में सहायक डिवाइसेज, कन्ट्रोल यूनिट्स, चैनल्स एवं अन्य से मिलकर बना है।

सॉफ्टवेयर (Software)-DBMS का सॉफ्टवेयर पार्ट यूजर एवं डेटाबेस के बीच पल की तरह कार्य करता है। दूसरे शब्दों में, सॉफ्टवेयर, यूजर्स, एप्लीकेशन प्रोग्राम्स एवं डेटाबेस व एक विशेष स्टोरेज मीडिया (हार्ड डिस्क, मैग्नेटिक टेप्स आदि) से डेटा इंसर्ट, अपडेट, डिलीट एवं रिट्रीव करने के लिए इन्टरेक्ट करता है। ऑपरेशन कार्य जैसे-इंसर्शन, डिलीशन एवं अपडेशन निष्पादित करने के लिए क्वेरी लैंग्वेज जैसे-SQL या एप्लीकेशन सॉफ्टवेयर जैसे-विजुअल बेसिक का प्रयोग किया जा सकता है।

यूजर्स (Users)-यूजर्स की विस्तृत श्रेणी निम्न है एप्लीकेशन प्रोग्रामर्स एवं सिस्टम एनालिस्ट्स (Application Programmers and System Analysts)-सिस्टम एनालिस्ट्स एंड् यूजर्स, विशेष रूप से नेव एवं पैरामेट्रिक एंड् यूजर्स की आवश्यकताओं का निर्धारण करते हैं और कैन्ड (Canned) ट्रान्जेक्शन्स के लिए विशेषताएँ विकसित करते हैं, जो इन आवश्यकताओं को पूरा करते हैं। एप्लीकेशन प्रोग्रामर्स इन विशिष्टताओं को प्रोग्राम्स के रूप में लागू करते हैं।

एंड् यूजर्स (End Users)-ये वे लोग हैं जो क्वेरिइंग, अपडेटिंग एवं रिपोर्ट जनरेटिंग के लिए डेटाबेस तक पहुँच चाहते हैं। डेटाबेस प्राथमिक तौर पर उनके प्रयोग के लिए विद्यमान है।

डेटाबेस एडमिनिस्ट्रेटर [Database Administrator (DBA)]-डेटाबेस में अधिकृत पहँच तक इसके प्रयोग के कोआर्डीनेटिंग एवं मॉनीटरिंग व आवश्यक हार्डवेयर तथा सॉफ्टवेयर संसाधन प्राप्त करने के लिए DBA उत्तरदायी है।

डेटाबेस डिजायनर्स (Database Designers)-डेटा को रेप्रिजेन्ट एवं स्टोर करने के लिए उचित स्ट्रक्चर के चुनाव हेतु डेटाबेस में स्टोर करने हेतु डेटा की पहचान के लिए ये ही जिम्मेदार होते हैं। डेटाबेसेज के प्रकार (Types of Databases)

डिस्ट्रीब्यूटेड प्रोसेसिंग, एंड् यूजर कम्प्यूटरिंग, डिसीजन सपोर्ट एवं एक्जीक्यूटिव इन्फॉर्मेशन सिस्टम्स् की वृद्धि ने कई प्रकार के डेटाबेसेज के विकास का मार्ग प्रशस्त किया है। चित्र 2.13.1 में कम्प्यूटर प्रयोग करने वाले ऑर्गनाइजेशनस में पाए जाने वाले छः मुख्य डेटाबेसेज का वर्णन किया गया है।

ऑपरेशनल डेटाबेसेज (Operational Databases)-ये डेटाबेस सम्पूर्ण ऑर्गनाइजेशन के ऑपरेशन्स को सपोर्ट करने के लिए आवश्यक विस्तृत डेटा स्टोर करते हैं। इन्हें सब्जेक्ट ऐरिया डेटाबेस (SADB). ट्रान्जेक्शन डेटाबेस एवं प्रोडक्शन डेटाबेस भी कहा जाता है। इसके उदाहरण हैं: कस्टमर डेटाबेस परसोनेल टेडाबेस, इन्वटरा। डेटाबेस एवं अन्य डेटाबेस जिनमें बिजनेस ऑपरेशन द्वारा जनरेट किए गए डेटा को रखा जाता है।

मैनेजमेंट डेटाबेसज (Management Database)-ये डेटाबेस.सेलेक्टेड ऑपरेशनल एवं एक्सटनल डेटाबेस से प्राप्त डेटा एवं सूचना स्टोर करते हैं। इनमें संक्षेपीकत डेटा एवं सचना रहती हैं जिनको आवश्यक अधिकतर ऑर्गनाइजेशन के प्रबन्धकों तथा अन्य यूजर्स को रहती है। मैनेजमेंट डेटाबेस को इन्फॉमशन, कहा जाता है। ये वे डेटाबेस हैं, जिन तक प्रबन्धकीय निर्णय क्रिया को सपोर्ट करने के लिए एक्जाक्यू यूजर्स द्वारा डिसीजन सपोर्ट सिस्टम एवं एक्जीक्यूटिव इन्फॉर्मेशन सिस्टम के तौर पर पहुँचा जाता है

इन्फॉर्मेशन वेयरहाउस डेटाबेसेज (Information Warehouse Databases)-इन्फामशन वयर। हाउस चालू एवं पूर्व वर्षों से डेटा स्टोर करता है। यह सामान्यतया वह डेटा है जो ऑर्गनाइजेशन के विभिन्न आपरशनल एवं मैनेजमेंट डेटाबेस से लिया गया है। यह डेटा का केन्द्रीय स्रोत है, जिसे एकीकृत एवं मानकीकृत किया गया है। ताकि इसे सम्पूर्ण ऑर्गनाइजेशन में मैनेजरों एवं अन्य एण्ड यूजर्स प्रोफेशनल द्वारा प्रयोग किया जा सका उदाहरण के लिए, इनफॉर्मेशन वेयरहाउस डेटाबेस का एक महत्वपूर्ण प्रयोग, पैटर्न प्रोसेसिंग है, जहाँ बिजनेस क्रियाकलापों के ऐतिहासिक पैटर्न में मख्य कारकों एवं झकावों को पहचानने के लिए ऑपरेशनल डेटा को प्रोसेस किया जाता है।

एण्ड यूजर डेटाबेसेज (End User Databases)-डेटाबेस एण्ड यूजर्स द्वारा अपने वर्कस्टेशनों में विकसित किए गए विभिन्न डेटा फाइल से बने हैं। उदाहरण के लिए, यूजर्स के पास उनकी अपनी स्वयं की डॉक्यूमेंट्स की इलेक्ट्रॉनिक कॉपी हो सकती हैं जिन्हें वे वर्ड प्रोसेसिंग पैकेजेज से जनरेट करते हैं या इलेक्ट्रॉनिक मेल से प्राप्त करते हैं, या उनके पास स्प्रेडशीट एवं DBMS पैकेजेज से जनरेट किए अपने स्वयं के डेटा फाइल्स हो सकते हैं।

एक्सटर्नल डेटाबेसेज (External Databases)-कॉमर्शियल इनफॉर्मेशन सर्विसेज से एण्ड यूजर्स एवं ऑर्गनाइजेशन्स को शल्क पर एक्सटर्नल. वैयक्तिक स्वामित्व के डेटाबेसेज या डेटा बैंक्स तक पहुँच उपलब्ध है। स्टैटिस्टिकल डेटा बैंकों से आर्थिक एवं डेमोग्राफिक क्रियाकलापों पर स्टैटिस्टिक्स के रूप में डेटा उपलब्ध हैं। सैकड़ों समाचार पत्रों पत्रिकाओं एवं बिब्लोग्राफिक डेटा बैंक्स से आवधिक पत्रिकाओं द्वारा कोई सारांश ग्रहण कर सकता है।

टेक्स्ट डेटाबेसेज (Text Databases)-डॉक्यूमेंट्स को इलेक्ट्रॉनिक रूप से सृजित एवं स्टोर करने में कम्प्यूटर के उपयोग से टेक्स्ट डेटाबेसेज का भारी विस्तार हुआ है। यह ऑनलाइन डेटाबेस सर्विसेज सन्दर्भ सूचनाएँ स्टोर करते हैं, जैसे-विस्तृत टेक्स्ट डेटाबेसेज में पब्लिकेशन्स/टेक्स्ट डेटाबेसेज CD-ROM ऑप्टीकल डिस्क में माइक्रो कम्प्यूटर सिस्टम में प्रयोग के लिए उपलब्ध हैं। बड़े कॉरपोरेशनों एवं सरकारी एजन्सियों ने बड़े टेक्स्ट डेटाबेसेज विकसित किए हैं जिनमें सभी प्रकार के डॉक्यूमेंट्स रखे जाते हैं, वे टेक्स्ट डेटाबेस मैंनेजमेंट सिस्टम्स सॉफ्टवेयर की मदद ऐसे डेटाबेसेज में टेक्स्ट डेटा के रूप में स्टोर किए गए डॉक्यूमेंट्स एवं अन्य सूचना को क्रिएट, स्टोर, सर्च, रिट्रीव, मॉडीफाई एवं एसेम्बल करने में लेते हैं। इस सॉफ्टवेयर के माइक्रोकम्प्यूटर संस्करण यूजर्स को उनके अपने टेक्स्ट डेटाबेसेज को CD-ROM डिस्क में मैनेज करने में मदद के लिए विकसित किए गए हैं।

इमेज डेटाबेसेज (Image Databases)-इस बिन्दु तक हमने उन डेटाबेसेज के बारे में विचार किया जो डेटा को पारम्परिक अल्फान्यूमेरिक रिकॉर्ड या फाइल्स या टेक्स्ट डेटाबेसेज में डॉक्यूमेंट्स के रूप में रखते हैं, लेकिन इमेज का एक विस्तृत प्रकार इलेक्ट्रॉनिक रूप से इमेज डेटाबेस में स्टोर किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, इलेक्ट्रॉनिक इनसाइक्लोपीडिया CDROM डिस्क में उपलब्ध है जो हजारों फोटोग्राफ्स एवं बहुत से एनीमेंटेड वीडियो सीक्वन्सेज जैसे-डिजीटाइज्ड इमेंजेज, साथ ही हजारों पेज टेक्स्ट को स्टोर कर सकता है।

फील्ड -डेटाबेस में टेबिल की पंक्तियों या लाइनों के विशेष नाम होते हैं। प्रत्येक लाइन को क्षेत्र कहा जाता है। प्रत्येक क्षेत्र में एक विशेष विषय होता है। रिलेशनल डेटाबेस रिकॉर्ड को अभिलेखों के सेट के रूप में व्यवस्था करता है। प्रत्येक रिकॉर्ड कई क्षेत्रों के बने होते हैं। यह डेटाबेस का सबसे छोटा तत्व होता है जो सूचना के एक निश्चित प्रकार को बताता है।

उदाहरण के लिए, डेटाबेस के एड्रेस लिस्ट में नाम, टेलीफोन, पता, पोस्ट आदि डेटाबेस में, टेबिल के attributes होते हैं।

रिकॉर्ड-फील्ड मानों का समूह जो किसी एन्टिटी या रिलेशनशिप इन्सटेन्स की सूचना प्रदान करते हैं।

फाइल-अनेक रिकॉर्डों का संकलन यह एक डेटाबेस फाइल होती है।

डेटा से सम्बन्धित कॉनसेप्ट्स (डेटा के प्रकार) [Concepts Related to Data (Data Types)] |

एक डेटा प्रकार विभिन्न प्रकार के डेटा का वर्गीकरण है जो उस टाइप के लिए सम्भव वैल्यू, उस पर किए जा सकने वाले सम्भव ऑपरेशन्स और उस प्रकार के वैल्यूज स्टोर किए जाने का तरीका बताता है। यह डेटा का एक सेट है जिसमें पूर्व परिभाषित विशेषताएँ होती हैं। डेटा टाइप के उदाहरण हैं, इन्टीजर, फ्लोटिंग पॉइन्ट यूनिट नम्बर, – स्टिंग एवं पॉइन्टर। सामान्यतया, इस प्रकार के डेटा टाइप सीमित संख्या में लैंग्वेज में बिल्ट हो कर सेट है जिसमें पूर्व परिभाषित विशेष आते हैं।

इंटीजर नम्बर (Integer Number)-एक इंटीजर डेटा टाइप एक होल (पूर्व) नम्बर को होल्ड कर सकता है, लेकिन फ्रैक्शन को नहीं। इंटीजर्स या तो साइन्ड (Signed) (निगेटिव वैल्यूज को सुविधा देते हए) या पाइन्ड (केवल नॉन निगेटिव वैल्यूज) हो सकते हैं। विभिन्न आकार के इंटीजर भिन्न, 8 बिट से 64 बिट वर्ड लेंग्थ के होते हैं। बाइट, वर्ड, लॉग एवं डबल इंटीजर डेटा टाइप्स के प्रकार हैं।

‘सिंगल एवं डबल प्रिसिज़न (Single and Double Precision)-रियल डेटा वैल्यूज को सामान्य

से सिंगल प्रिसिज़न डेटा कहा जाता है, क्योंकि प्रत्येक रियल कॉन्सेंट सिंगल मेमोरी को लोकेशन में स्टोर कर दिया जाता है। यह प्रत्येक रियल वैल्यू के लिए 7 महत्वपूर्ण डिजिट्स देता है। कई गणनाओं में, विशेष रूप से उनमें जिनमें दोहराव या गणना की लंबी श्रृंखला हो, सिंगल प्रिसिजन वांछित प्रिसिजन को अभिव्यक्त करने के लिए पर्याप्त नहीं है। इस कमी से पार पाने के लिए, कई प्रोग्रामिंग लैंग्वेज डबल प्रिसिजन डेटा टाइप उपलब्ध कराते हैं। प्रत्येक डबल प्रिसिजन दो मेमोरी लोकेशन्स में स्टोर किया जाता है। इस प्रकार कई महत्वपूर्ण डिजिट्स को दो बार उपलब्ध कराता है।

लॉजीकल डेटा टाइप (Logical Data Type)-जब हम डेटा जिसमें केवल दो वैल्यूज हैं, को स्टोर करने का कुशल तरीका चाहें, तो लॉजीकल डेटा टाइप का प्रयोग करें।

लॉजीकल डेटा टू (true) या फॉल्स (false) के रूप में स्टोर किया जाता है। डेटा का प्रकार वर्णन आकार रेन्ज लॉजीकल बूलीन वैल्यू ट्र व फॉल्स के लिए 1 या 0 होता है।

कैरेक्टर्स (Characters)-जब हम लेटर्स, नम्बर्स, स्पेसेज, सिम्बल्स एवं पंक्चुएशन शामिल करना चाहते हैं तो कैरेक्टर डेटा टाइप चुनें। कैरेक्टर फील्ड्स या वेराइवल्स टेक्स्ट इन्फॉर्मेशन जैसे नाम, पते एवं नम्बर्स जो मैथमेटीकल गणना में प्रयोग में नहीं लाए जाते, को स्टोर करते हैं। उदाहरण के लिए, फोन नम्बर्स या जिप कोड्स, यद्यपि उनमें अधिकतर नम्बर्स शामिल रहते हैं, वास्तव में कैरेक्टर वैल्यूज की तरह सर्वोत्तम प्रयोग किए जा सकते हैं।

डेटा का प्रकार वर्णन आकार रेन्ज कैरेक्टर 1 बाइट प्रति कैरेक्टर 1 बाइट कोई कैरेक्टर्स।

स्ट्रिंग्स (Strings)-एक डेटा टाइप जो संस्पर्शी (Contiguous) कैरेक्टर्स के अनुक्रम से बना है, जो स्वयं में कैरेक्टर्स को रिप्रजेन्ट करता है न कि न्यूमेरिक वैल्यूज को। एक स्ट्रिंग में लेटर्स, नम्बर्स, स्पेसेज एवं पंक्चुएशन शामिल हो सकते हैं। स्ट्रिंग, डेटा टाइप, फिक्स्ड लेंग्थ स्ट्रिंग्स स्टोर करता है जो लेंग्थ में 0 से 63 K कैरेक्टर्स एवं डाइनैमिक स्टिंग्स.0 लेंग्थ से 2 बिलियन कैरेक्टर्स का हो सकता है। स्टिंग कैरेक्टर्स के लिए कोडस 0-255 की रेन्ज में हो सकता है। कैरेक्टर सेट के पहले 128 कैरेक्टर्स (0-127) एक स्टैंडर्ड की-बोर्ड पर लेटर्स एवं कैरेक्टर्स के अनुरूप होते हैं। ये प्रथम 128 कैरेक्टर्स वैसे ही हैं जो कि ASCII के कैरेक्टर सेट द्वारा परिभाषित किए गये हैं। दूसरे 128 कैरेक्टर्स (128-255) स्पेशल कैरेक्टर्स का प्रतिनिधित्व करते हैं। जैसे-अन्तर्राष्ट्रीय अल्फाबेट्स में लेटर्स, एक्सेन्ट्स, करेन्सी सिम्बल्स एवं फ्रक्शन्स।। _ मीमो डेटा टाइप (Memo Data Type)-यदि हमें 255 से ज्यादा कैरेक्टर्स को स्टोर करना है, तो मीमो डेटा टाइप का प्रयोग करना चाहिए। एक मीमो फोल्ड 65,536 कैरेक्टर्स तक स्टोर कर सकता है। यदि हमें फॉरमेटेड टेक्स्ट या लॉग डॉक्यूमेंट स्टोर करना है तो हम एक OLE ऑब्जेक्ट फील्ड सजित कर सकते हैं, बजाए एक मेमो फील्ड के।

इंडेक्स फील्ड्स (Index Fields)-डॉक्यूमेंट के साथ-साथ सम्बद्ध सचना स्टोर करने के लिए इंडेक्स। फील्ड का प्रयोग किया जाता है। इंडेक्स फील्ड में इनपुट डेटा उन डॉक्यूमेंट्स को खोजने के लिए प्रयोग किया जाता है, जबकि ऐसी आवश्यकता हो। एक इंडेक्स सेट में प्रोग्राम 25 यजर-डिफाइनेबल इंडेक्स फाल्ड्स उपलब्ध कराता है। एक इंडेक्स तीन प्रकारों में से एक हो सकता है-डाप-डाउन लक-अप लिस्ट स्ट ऑटो-कम्पलीट हिस्ट्री लिस्ट।

करेन्सी फील्ड्स (Currency Fields)-करेन्सी फील्ड डेटा को डिफॉल्ट से डॉलर फामम करता है।

डेट फील्ड्स (Date Fields)-डेट फील्ड, डेट फॉरमेट में प्रविष्ट डेटा को स्वीकार करता है।

इंटीजर फील्ड्स (Integer Fields)-इंटीजर फील्ड डेटा को होल नम्बर (पूर्णांक) के रूप में स्वीकार करता है।

टेक्स्ट फील्ड्स (Text Fields)-टेक्स्ट फील्ड डेटा को एक अल्फा-न्यूमेरिक स्ट्रिंग के रूप में स्वीकार करता है।

इन्डेक्सिंग और सोर्टिंग डाटा (Indexing & Sorting Data) डेटाबेस में इन्डेक्स एक Data Structure है जो डेटाबेस टेबिल के एक या एक से अधिक कॉलम को आदेश देता है। उदाहरण के लिए emplovee टेबिल के नेम कॉलम में अगर किसी विशेष स्टाफ को नाम से खोजना है और उसे टेबिल से तलना करना हो तो इंडेक्स की मदद से तुरन्त जानकारी प्राप्त हो सकती है। _

टेबिल में डेटा के क्रम की स्थापना के लिए दो दृष्टिकोण होते हैं। पहला इंडेक्सिंग दूसरा सोटिंग। इंडेक्सिंग के प्रयोग से अनुप्रयोगों को और अधिक कुशलता से प्रयोग किया सकता है। सोर्टिंग का प्रयोग तब किया जाता है जब दूसरी टेबिल के विभिन्न प्राकृतिक पंक्तियों को क्रम में बनाना हो।

इन्डेक्सिंग पंक्ति की सूची बनाता है जो तार्किक क्रम में होती है जैसे दिनांक के अनुसार, नाम के अनुसार, और सूची को अलग फाइल में स्टोर कर देता है।

इन्डेक्स एक सारिणी के कॉलम के तत्वों की एक आर्डर किट है। किसी सारिणी में डेटा की इन्डेक्सिंग एक एक्सेस योजना है जो सारिणी में डेटा को निश्चित क्रम में रखने और उसको खोजने में सहायता करता है। किसी भी डेटाबेस में इन्डेक्स बहुत आवश्यक है क्योंकि वह किसी भी सारिणी में डेटा को खोजने और उसे प्राप्त करने में लगे समय को कम करती है।

एक इन्डेक्स को निर्मित करने से डेटा की अद्वितीयता (uniqueness) बनी रहती है।

इन्डेक्स संरचना (Index Structure)

क्वेरी (Ouery)-क्वेरी डेटाबेस से जानकारी प्राप्त करने का एक बुनियादी उपकरण है। यह एक या एकाधिक टेबिलों से जानकारी प्राप्त करने के लिए प्रयोग किया जाता है। क्वेरी के प्रकार (Types of Query)

सेलेक्ट क्वेरी (Select Query)-आम तौर पर सेलेक्ट क्वेरी का उपयोग किया जाता जो एक या एक से अधिक टेबलों से डाटा को निकालने के लिए किया जाता है। इसके अलावा, सेलेक्ट क्वेरी को रिकॉर्ड को ग्रुप करने और गणना करने के लिए भी प्रयोग किया जाता है।

पैरामीटर क्वेरी (Parameter Query)-जब इसे रन किया जाता है तो पैरामीटर क्वेरी अपना डायलॉग बॉक्स के जरिए सूचनाओं को माँगता है।

Crosstab क्वेरी (Crosstab Query)

Crosstab क्वेरी को गणना करने और डेटा को पुनर्गठन करके उपयोग कर सकते हैं। Crosstab क्वेरी योग, औसत, काउन्ट अन्य प्रकार की गणना करने के लिए उपयोग कर सकते हैं। Action क्वेरी (Action Query)

Action क्वेरी को सिर्फ एक ही ऑपरेशन का उपयोग करके परिवर्तन करने के लिए बनाया जाता है। Action क्वेरी चार प्रकार की होती हैं

• Delete
• Update
• Append
• Make table queries

डिजाइन दृश्य में क्वेरी का निर्माण (Designing Query in Design View)

अधिकांश क्वेरी को क्वेरी विजार्ड का उपयोग करके बनाया जा सकता है। हालांकि.डिजाइन view जटिल क्वेरी बनाने के लिए और मौजूदा क्वेरी में संशोधन करने के लिए उपयोगी होता है।

Create रिबन पर जायें।

क्वेरी डिजाइन बटन पर क्लिक करें।

 स्टूक्वर्ड क्वेरी  लैंग्वेज एवं अन्य क्वेरी लैंग्वेजेजं   ( Structured Query Language and Other)

क्वेरीज एवं SOL स्टेटमेंट्स में अति महत्वपूर्ण व्हाइट स्पेश पर सामान्यतया ध्यान नहीं । राडेबिलिटी के लिए SOL कोड फॉरमेट करना सरल हो जाता है। क्वेरीज (Queries)-SQL में सबसेसामान्य ऑपरेशन क्वेरी है, जिसे डिक्लेयरटिव SELECT स्टेटमेंट द्वारा निष्पादित किया जाता है। SELECT एक या अधिक टेबल्स या एक्सप्रेशन्स से डेटा रिट्रिव करता है। स्टैंडर्ड SELECT स्टेटमेंट्स का डेटाबेस पर को स्थाई प्रभाव नहीं पड़ता।

SELECT कुछ नॉन स्टैंडर्ड इम्प्लीमेंटेशन का स्थाई प्रभाव हो सकता है, जैसे-SELECT INTI सिन्टेक्स जो कुछ डेटाबेसेज में मौजूद रहता है। डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) पर प्लानिंग, ऑप्टीमाइजिंग एवं इसके द्वारा चुने गए रिजल्ट को प्रस्तुत करने हेतु आवश्यक फिजीकल ऑपरेशन्स निष्पादन करने का जिम्मेदारी छोड़कर क्वेरीज यजर को वांछित डेटा वर्णित करने की सुविधा देते हैं। क्वेरी में कॉलम्स की एक लिस फाइनल रिजल्ट में शामिल किया जाना भी शामिल है जिसे SELECT की वर्ड का अनुसरण करने के तुरन्त बाट। करना पड़ता है। यह निर्दिष्ट करने के लिए क्वेरी, क्वेरी किए गए टेबल्स के सभी कॉलम्स को वापस करे एक तारक *” का भी प्रयोग किया जा सकता है। SQL में SELECT सबसे जटिल स्टेटमेंट है जिसमें ऐच्छिक ‘ (Optional) की वर्ड्स एवं क्लॉजेज में शामिल हैं।

FROM क्लॉज उस टेबल (टेबल्स) की ओर संकेत करता है, जिससे डेटा रिट्रीव किया जाना है। FROM क्लॉज में ऑप्शनल JOIN सब क्लॉजेज टेबलों को जोड़ने हेतु नियमों को निर्दिष्ट करने के लिए शामिल किया गया है।

WHERE क्लॉज में एक कम्पेरिजन प्रेडिकेट शामिल है जो क्वेरी द्वारा वापस किए गये ‘रो’ को प्रतिबंधित करता है। WHERE क्लॉज रिजल्ट सेट से उन सभी ‘रो’ को हटा देता है जिसके लिए कम्पेरिजन प्रेडिके इवेल्यूएट नहीं करता।

GROUP BY क्लॉज ‘रो’ जिनके वैल्यूज एकसमान हैं, को ‘रो’ के छोटे सेट्स में प्रोजेक्ट करने के लिए। प्रयोग किया जाता है। GROUP BY कई बार SQL एग्रेकोशन फंक्शन्स के संयोजन के साथ प्रयुक्त किया जाता है या रिजल्ट सेट से इप्लीकेट ‘रो’ हटाने के लिए WHERE क्लॉज GROUP BY क्लॉज के पहले लाग किया जाता है।

HAVING क्लॉज में एक प्रेडिकेट (गुण) शामिल है जो GROUP BY क्लॉज के परिणाम ‘रो’ को फिल्टर करने में प्रयोग में लाया जाता है, क्योंकि यह GROUP BY क्लॉज के रिजल्ट पर कार्य करता है। HAVING क्लॉज प्रेडिकेट में एग्रेगेशन फंक्शन्स का प्रयोग किया जा सकता है।

ORDER BY इस बात की पहचान करता है कि रिजल्टिंग डेटा को छाँटने के लिए किन कॉलम्स का प्रयोग किया गया है और किस दिशा में उन्हें छाँटना चाहिए (विकल्प हैं आरोह एवं अवरोह)। बिना ORDER BY क्लॉज के SQL क्वेरी के द्वारा रिटर्न ‘रो’ का क्रम अनिर्धारित है। SQL स्टेटमेंट का उदाहरण (Example of SQL Statement)

कुछ क्वेरी लैंग्वेज इस प्रकार डिजायन किए गये हैं कि प्रयुक्त कमाण्ड स्टैंडर्ड इंगलिश टेक्स्ट के जितने सम्भव हों समान रखे गए हैं। क्वेरी लैंग्वेज एक यूजर फ्रेंडली तरीके से डेटाबेस से डेटा रिट्रीव करने की सुविधा देते हैं, वह भी बिना निम्न को अनावृत्त (Expose) किए।

• फाइल/रिकॉर्ड स्ट्रक्चर,
• प्रोसेसेज जिन्हें सिस्टम निष्पादित करता है,
• लैंग्वेजेज जैसे कॉलम बिजनेस ऑरिएण्टेड लैंग्वेज (COBOL), बिगिनर्स ऑल-परपज सिम्बोलिक

इंस्ट्रक्शन कोड (BASIC) या ऐसे अन्य स्टैंडर्ड प्रोग्रामिंग लैंग्वेजेज। डेटा रिटीविंग में का सुधार क्वेरी शार्टकट्स के बारे में जानकारी प्राप्त करने से हो सकता है। यूजर्स के लिए इस उद्देश्य हेतु एक ट्रेनिंग एण्ड डेवलपमेंट प्रोग्राम लाभदायक सिद्ध होगा।

रिपोर्ट (Reports) रिपोर्ट तालिकाओं और क्वेरा को मुद्रण योग्य सारांश हैं। इसे wizard के माध्यम से बनाते हैं। इिजा पोर्ट की बनावट को बढ़ा देता है। डेटाबेस में रिपोर्ट महत्वपूर्ण अंग है। रिपोर्ट से आशय है डेटाबेस टेबल के आकड़ों को विशेष रूप से प्रदर्शित करना।

 

अभ्यासार्थ प्रश्न (Exercise Questions)

दीर्घ उत्तरीय प्रश्न (Long Answer Type Questions)

1 एम. एस. वर्ड क्या है? इसकी विशेषताओं का वर्णन करें।

What is M.S. Word? Describe its characteristics.

2. एम. एस. ऐक्सल में त्रुटि रहित वर्कशीट को किस प्रकार बनाया जा सकता है?

How can error-free worksheet be made in M.S. Excel?

3. एम. एस. ऐक्सल में सेल रिफरेन्स कितने प्रकार से होता है? उदाहरण सहित समझाइए।

How many types of cell reference in M.S. Excel ? Clarify with examples.

4. डेटाबेस का आशय क्या है? संक्षेप में DBMS के विभिन्न भागों के बारे में वर्णन कीजिए।

What is the mean by database ? Describe in brief about the various parts of DBMS.

5. क्वेरी क्या है? विभिन्न प्रकार की क्वेरी के बारे में बताइए। एक्सेस में डिजाइन व्यू सेलेक्ट क्वेरी का प्रयोग कैसे किया जा सकता है?

What is Query? Write about various types of query. How can design view select query be used in access?

लघु उत्तरीय प्रश्न (Short Answer Type Questions)

1 एम. एस. ऐक्सल में चार्ट को कैसे बनाएंगे?

How will you make chart in M.S. Excel?

2. एम. एस. ऐक्सल में फंक्शन कितने प्रकार के होते हैं? बताइए।

How many types of function in M.S. Excel?

3. डाटाबेस के विभिन्न प्रकारों को बताइए।

Write various types of database.

4. थिसॉरस क्या है?

What is Thesaurus ?

बहुविकल्पीय प्रश्न (Multiple Choice Questions)

1 किसी Word दस्तावेज में एक वाक्य के लिए फॉन्ट का चयन करने के लिए

(a) फॉर्मेट मेनू में फॉन्ट का चयन

(b) एडिट मेनू में फॉन्ट का चयन

(c) टूल्स मेनू में फॉन्ट का चयन

(d) उपरोक्त में कोई नहीं

2. आप एक चार्ट बनाने के लिए प्रयोग करते हैं

(a) पाई विजार्ड

(b) एक्सेल विजार्ड

(c) डेटा विजार्ड

(d) चार्ट विजार्ड

3. सक्रिय सेल की सामग्री क्या प्रदर्शित करता है?

(a) नाम बॉक्स

(b) पंक्ति शीर्षकों

(c) सूत्र पट्टी

(d) कार्य फलक

4. निम्न में से कौन-सा ऑपरेटर Concantenating है?

(a) (‘)

(b) (!)

(c) (&)

(d) (#)

5. डिफॉल्ट रूप से Excel कार्यपुस्तिका में कितनी Sheet होती हैं?

(a)2

(b)3

(c)4

(d) 1

(c) चार्ट

Ac) डाटा

6. किसी कार्यपत्रक में पंक्तियों की संख्या है?

(a) 36500

(b) 65536

(c)256

(d) 64536

7. डेटा का उपयोग करके क्रम को आरोही या अवरोही में व्यवस्थित किया जा सकता है

(a) तालिका मेनू से क्रमबद्ध करें आदेश

(b) डेटा मेनू से क्रमबद्ध करें आदेश

(c) उपकरण मेनू से क्रमबद्ध करें आदेश

(d) इनमें से कोई नहीं

8. सेल के शीर्ष पर दाएँ कोने में लाल त्रिकोण इंगित करता है

(a) सेल में कोई त्रुटि है

(b) सेल के साथ जुड़े एक टिप्पणी है (c) सेल में पाठ का फॉन्ट रंग लाल है (d) सेल सूत्र को स्वीकार नहीं कर सकते

9. कार्यपुस्तिका का एक संग्रह है(a) बटन

(b) चित्र

(d) कार्यपत्रकों

10. कच्चे तथ्य और आँकड़े हैं

(a) सूचना

(b) आशुचित्र

(c ) डाटा

(d) रिपोर्ट


11. डेटाबेस से विशेष डेटा पुनः प्राप्त करने के लिए प्रयोग किया जाता है

(a) रिपोर्ट

(b) टेबल्स

(c) फॉर्मस

(d) क्वेरी

12. डेटाबेस की संरचना के बारे में जानकारी होती है

(a) डेटाबेस प्रबन्धन तन्त्र

(b) डाटा रिपोजिटरी

(c) डाटा शब्दकोश

(d) एमएस एक्सेस

13. डेटाबेस के भीतर अद्वितीय होना चाहिए

( a) टेबल

(b) क्षेत्र

(c) रिकॉर्ड

(d) इनमें से कोई नहीं

14. दो या अधिक शर्तों को सन्तुष्ट रहने के लिए ऑपरेटर का प्रयोग किया जाता है

(a) या

(b) और

(c) सीमा

(d) यदि या

15. निम्नलिखित में से एमएस एक्सेस में मान्य नहीं है

(a) वन टु वन

(b) मेनी टु मेनी

(c) वन टु मेनी

(a) मेनी टु नल

16. क्वेरी डेटा के चयन करने के लिए इस्तेमाल किया जा सकता है

(a) एकल रिकॉर्ड

(b) एक रिलेशनसिप

(c) एकाधिक रिकॉर्ड

(d) एकाधिक टेबिलें

17. एक नल वैल्यू इंगित करता है

(a) एक संख्यात्मक मान 0 के साथ

(b) एक वैल्यू का अभाव

(c) एक गलत वैल्यू

(d) एक बहुत छोटे मूल्य

18. रिलेशनल डेटाबेस मॉडल में, एक इकाई की विशेषता है

(a) शारीरिक दृश्य

(b) तार्किक दृश्य

(c) परिमाण

(d) गुण

19. एक रिलेशनल डेटाबेस के रूप में डेटा संग्रहीत करता है

(a) टेबिल

(b) सूचियों

(c) कॉलम

(d) फार्म

20. निम्नलिखित डेटाबेस संरचनाओं में से कौन-सी वस्तुओं और उनके रिश्तों का प्रतिनिधित्व करने का एक लचीला तरीका प्रदान करता है?

(a) पदानुक्रमित डेटाबेस

(b) सम्बन्धपरक डेटाबेस मॉडल

(e) नेटवर्क डेटाबेस

(d) उपर्युक्त सभी

21. पैराग्राफ को इंडेंट करने के लिए, उपयोग करना चाहिए

(a) ईएससी

(b) स्पेश बार

(c) रिटन कुंजी

(d) टैब कुंजी

[उत्तर-1.(a), 2. (d), 3. (c), 4. (c), 5. (b), 6. (b), 7. (b), 8. (b), 9. (d), 10. (c), 11.(d), 12.(c), 13. (a),

14. (b), 15. (b), 16. (d), 17. (b), 18. (d), 19. (a), 20. (c), 21. (d)]

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